Ситуация

Запросы от контрагентов, например, на предоставление стоимости заказов или проектов договора, могут быть переданы устно в личной беседе, по телефону или поступить по электронной почте.

При поступлении таких запросов необходимо:

•сохранить информацию о запросе и контрагенте, от которого он поступил;

•использовать стандартные возможности системы для организации работы с запросом;

•подготовить официальный ответ на запрос и связать его с поступившим запросом.

Решение

При получении запроса:

1.Отразите суть запроса в файле, например, в документе Microsoft Word или текстовом документе формата TXT. Наберите текст вручную или скопируйте его из текста электронного письма.

2.Создайте в системе входящий документ из подготовленного файла.

3.При необходимости зарегистрируйте входящий документ. Если вы не отвечаете за регистрацию документов, отправьте документ сотруднику, ответственному за регистрацию, задачей. В тексте задачи укажите, что необходимо зарегистрировать документ.

4.Отправьте документ на рассмотрение для вынесения резолюции и постановки поручений на исполнение запроса.

После того, как работы по запросу будут выполнены, создайте исходящее письмо с ответом на запрос. В карточке письма в поле В ответ на укажите ранее созданный входящий документ.

СМ. ТАКЖЕ