Прикладные модули > Делопроизводство > Входящие документы > Отправка входящего документа на рассмотрение

Способ отправки на рассмотрение зависит от порядка обработки входящего документа:

•делопроизводитель или другой сотрудник, в обязанности которого не входит подготовка проектов резолюции, отправляет документ на рассмотрение руководителю;

•помощник руководителя, в обязанности которого входит подготовка проектов резолюции, отправляет документ с проектом резолюции на рассмотрение руководителю. Для этого у помощника в записи справочника «Ассистенты руководителей» должен быть установлен флажок Готовит резолюцию для руководителя. В этом случае при отправке документа на рассмотрение в карточке задачи дополнительно отобразится кнопка Добавить поручение и группа вложений «Проект резолюции».

Отправка документа (без проекта резолюции)

1.Зарегистрируйте входящий документ, если он еще не зарегистрирован.

2.Создайте задачу для отправки документа на рассмотрение. Для этого в карточке документа на панели действий в выпадающем списке Отправка выберите пункт На рассмотрение руководителю.

Примечание. Если документ уже отправлен на рассмотрение и у вас есть права на соответствующие задачи, то появится предупреждение. Нажмите на кнопку Показать задачи и ознакомьтесь со списком задач на рассмотрение, в которые вложен документ. Если документ все же нужно отправить на рассмотрение, нажмите на кнопку Отправить.

3.Проверьте значения полей в карточке задачи и при необходимости скорректируйте их:

ПОДРОБНЕЕ

*Тема. Краткая суть задачи. Заполняется автоматически в формате «Рассмотрение: <Имя рассматриваемого документа>».

*Адресаты. Сотрудники, например руководители, которым документ отправляется на рассмотрение. Заполняется автоматически значением из поля Адресат в карточке документа, если оно было заполнено и документ отправляется на рассмотрение одному адресату. При отправке документа на рассмотрение нескольким адресатам, поле заполняется сотрудниками, указанными на закладке «Адресаты» в карточке документа. В зависимости от количества адресатов сформируется одна или несколько задач на рассмотрение документа.

Копия. Список сотрудников, которые заинтересованы в ходе рассмотрения документа. Помимо сотрудников можно также указать роли, группы, подразделения или организации. После старта задачи им будет отправлено уведомление.

Примечание. При отправке задачи сотруднику, указанному в поле *Адресат, автоматически выдаются права на изменение вложенных документов, а сотрудникам, указанным в поле Копия, права на просмотр.

Срок. Дата, к которой необходимо выполнить задание на рассмотрение документа. Может заполняться автоматически, в зависимости от вида документа.

Примечание. Если у руководителя есть помощник, который готовит проекты резолюции, то помощник получит задание на подготовку проекта резолюции со сроком 4 часа.

По умолчанию текст задачи заполняется автоматически, при необходимости добавьте пояснения.

4.Ссылка на документ, который отправляется на рассмотрение, автоматически добавляется в группу вложений «Документ на рассмотрение». В группу вложений «Приложения» добавляются ссылки на связанные с документом действующие приложения и приложения в разработке. Приложения также можно добавить вручную.

5.Если есть другие документы, которые могут помочь адресату вынести резолюцию по документу, добавьте ссылки на них в группу вложений «Дополнительно».

Лишние документы из групп вложений «Приложения» и «Дополнительно» можно удалить. Для этого в контекстном меню документа выберите пункт Удалить ссылку. Их связь с основным документом сохраняется.

6.Нажмите на кнопку Отправить.

В результате если у руководителя:

•нет помощника, который готовит проекты резолюции, то руководитель получит задание на рассмотрение входящего документа;

•есть помощник, который готовит проекты резолюции, то помощник получит задание на подготовку проекта резолюции.

Отправка документа с проектом резолюции

Если вы готовите проекты резолюций для руководителя и по документу нужно выполнить ряд работ, то отправьте документ на рассмотрение вместе с проектом резолюции. Для этого:

1.Создайте задачу для отправки документа на рассмотрение, проверьте значения полей в карточке и добавьте ссылки на дополнительные документы, как в порядке действий выше.

2.Создайте проект резолюции. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Добавить поручение, заполните, сохраните и закройте карточку поручения. Создайте необходимое количество поручений. Они добавятся в группу вложений «Проект резолюции».

3.На панели действий нажмите на кнопку Отправить.

Примечание. Если у участников задачи отсутствуют права на вложения, при старте задачи появится сообщение с предложением назначить права доступа.

В результате руководители, указанные в поле Выдал в карточках поручений, получат задания на рассмотрение входящего документа с проектом резолюции. В задании руководитель увидит подготовленный специально для него проект резолюции. Остальные адресаты получат задания на рассмотрение документа без проекта резолюции.

Если проект резолюции подготавливать не нужно, то не добавляйте поручения, сразу отправьте документ на рассмотрение руководителю.

СМ. ТАКЖЕ