Практические рекомендации > Делопроизводство > Передача бумажного экземпляра входящей корреспонденции на рассмотрение

Ситуация

В организациях рассмотрением входящей корреспонденции обычно занимается сотрудник, которому адресован документ, либо руководитель, если письмо пришло на имя организации. При этом рассматривающий может не работать в системе или рассматривать документы только на бумаге. В этом случае возможен следующий порядок работы:

1.Делопроизводитель регистрирует входящую корреспонденцию и передает бумажные экземпляры помощнику руководителя.

2.Помощник руководителя готовит проекты резолюции по входящей корреспонденции, передает их вместе с бумажными экземплярами документов на рассмотрение руководителю. После рассмотрения заносит результаты в систему и возвращает бумажные экземпляры делопроизводителю.

Необходимо организовать передачу бумажных экземпляров документов на рассмотрение, занесение в систему результатов рассмотрения и возврат бумажных экземпляров.

Решение

Важно. Чтобы помощник руководителя в системе имел возможность готовить проекты резолюции для руководителя, в карточке помощника должен быть установлен флажок Готовит резолюцию для руководителя.

Действия делопроизводителя:

1.Зарегистрируйте входящий документ и занесите его скан-копию в систему. Подробнее см. раздел «Обработка входящего документа».

2.Отправьте документ на рассмотрение. В качестве адресата укажите рассматривающего. Помощнику руководителя придет задание на подготовку проекта резолюции.

3.Если необходимо зафиксировать в системе факт передачи документа на рассмотрение, то добавьте отметку о выдаче документа.

4.Передайте бумажный экземпляр документа помощнику руководителя.

5.После возвращения документа при необходимости отсканируйте его вместе с резолюцией и занесите в систему в новую версию документа.

Действия помощника руководителя:

1.Получите от делопроизводителя бумажный экземпляр документа.

2.Подготовьте проект резолюции для руководителя. Подробнее см. «Подготовка проекта резолюции и передача на рассмотрение в бумажном виде».

3.Распечатанный проект резолюции приложите к бумажному экземпляру документа и передайте на рассмотрение руководителю.

4.После возврата документа отсканируйте его вместе с утвержденным проектом резолюции и занесите в систему в последнюю версию. Если сканера нет, то при возврате документа сообщите делопроизводителю о необходимости сканирования.

5.В зависимости от решения руководителя выполните задание на подготовку проекта резолюции.

6.Верните бумажный экземпляр документа делопроизводителю.

7.Если есть задание на возврат документа, то выполните его после возврата бумажного экземпляра документа.

СМ. ТАКЖЕ