Документы > Выгрузка документов с ЭП

В организацию периодически поступают требования о предоставлении документов с электронными подписями (ЭП), например, от банков, контрольно-надзорных и внутренних органов. В этом случае необходимо выгрузить документы из системы в электронном формате XML или печатном формате PDF.

Совет. Если от контролирующих органов поступило требование о предоставлении на проверку финансово-хозяйственных и договорных документов за определенный период, воспользуйтесь массовой или выборочной выгрузкой из списка. Эти возможности доступны при наличии лицензии на работу с модулем «Финансовый архив». Воспользоваться ими могут сотрудники, которые входят в роль «Ответственные за финансовый архив».

Чтобы выгрузить один документ:

1.В карточке документа на панели действий в выпадающем списке Отправка выберите пункт Выгрузить документ для входящего, исходящего или внутреннего документа или Выгрузить из архива для договорного и финансового-хозяйственного документа.

2.В открывшемся окне задайте параметры выгрузки документов:

ПОДРОБНЕЕ

*Формат, в котором необходимо выгрузить документы. Возможные значения: В электронном виде и Для печати. От формата зависит состав файлов, которые выгружаются для документа:

В электронном виде

Для печати

Документ, который не участвует во внешнем ЭДО

•Файл с содержимым последней версии документа в формате, в котором документ занесен в систему;

•PDF-файл с последней версией документа, если документ ранее был преобразован в PDF с отметкой об ЭП;

•SGN-файлы квалифицированных электронных подписей последней версии документа

PDF-файл с версией документа, в котором проставлена отметка об ЭП, если документ ранее был преобразован в PDF. Если документ не был преобразован, то выгружается файл версии документа в формате, в котором документ занесен в систему

Документ внешнего ЭДО

•Файл с содержимым последней версии документа в формате, в котором документ занесен в систему;

•PDF-файл с последней версией документа, если документ ранее был преобразован в PDF с отметкой об ЭП;

•SGN-файлы квалифицированных электронных подписей, которыми была подписана последняя версия документа при электронном документообороте через сервис обмена

Состав файлов, которые выгружаются для формализованных финансово-хозяйственных документов см. в таблице.

*Структура. Способ группировки документов в ZIP-архиве. Возможные значения: Не группировать, По контрагентам, По типам документов. Поле отображается только для договорных и финансово-хозяйственных документов.

Установите флажок Выгрузить приложения, чтобы выгружались документы, связанные с основным как Приложения.

3.Появится сообщение о документах, подготовленных к выгрузке. Нажмите на кнопку Выгрузить, чтобы скачать ZIP-архив с документами:

Вместе с документами в архив экспортируется отчет с результатами выгрузки.

Если выбрана выгрузка с приложениями, то при выгрузке в электронном виде они экспортируется в подпапку «Приложения». При выгрузке для печати приложения располагаются в одной папке с основным документом.

В электронном виде	Для печати

Если подготовленные документы не выгрузились, появится сообщение:

Нажмите на кнопку Отчет по выгрузке, чтобы ознакомиться с причинами. Например, не выгружаются документы без версии и документы внешнего ЭДО без электронной подписи.

4.Нажмите на кнопку Закрыть.

СМ. ТАКЖЕ