Прикладные модули > Делопроизводство > Входящие документы > Обработка входящего документа > Преобразование в PDF с отметкой о поступлении

Чтобы наглядно подтвердить факт получения письма и его регистрации, документ можно преобразовать в формат PDF и добавить отметку о поступлении. Это может потребоваться:

•если документ в дальнейшем отправляется сотрудникам по электронной почте;

•если документ передается сотрудникам на рассмотрение в бумажном виде.

ПРИМЕЧАНИЕ. Преобразование в PDF с отметкой о поступлении недоступно для входящих писем, полученных через сервисы обмена.

В формат PDF с отметкой о поступлении можно преобразовать только зарегистрированные входящие письма. При этом документ должен быть в одном из форматов: PDF, DOCX, DOC, RTF, XLS, XLSX, ODT, ODS, TXT, JPG, JPEG, PNG, BMP, TIF, TIFF, GIF, HTML.

Чтобы преобразовать письмо в формат PDF с отметкой о поступлении:

1.В карточке документа на панели действий в выпадающем списке Регистрация выберите пункт Создать PDF с отметкой о поступлении:

2.В открывшемся окне выберите расположение отметки о поступлении:

3.Возможные значения:

•Правый нижний угол. Отметка располагается в правом нижнем углу страницы. Отступ справа 1 см, снизу – 0,3 см;

•По центру внизу. Отметка располагается по центру внизу страницы. Отступ справа 8,5 см, снизу – 0,3 см;

•По координатам. При выборе значения в окне появляются дополнительные поля Отступ справа (см) и Отступ снизу (см). Отметка располагается в соответствии со значениями, заданными в этих полях:

ПРИМЕЧАНИЕ. Поля Расположение отметки, Отступ справа (см) и Отступ снизу (см) заполняются значениями по умолчанию, заданными в персональных настройках.

4.Нажмите на кнопку Создать.

В результате создается новая версия документа в формате PDF с отметкой о поступлении. В отметке содержатся название нашей организации, номер и дата регистрации письма:

Для документов в формате DOC, DOCX, ODT, PDF и размером до 1 Мб новая версия создаётся сразу. Остальные документы преобразуются через некоторое время. В этом случае система уведомит о том, что преобразование документа началось и его карточку можно закрыть. По завершении преобразования появится соответствующее уведомление со ссылкой на карточку документа:

ВАЖНО. Если документ не был преобразован, в истории документа появится запись с комментарием об ошибке. Такая ситуация возможна для зашифрованных документов и документов с некорректным форматом. В этом случае обратитесь к администратору системы.

СМ. ТАКЖЕ