Для подготовки к новому делопроизводственному (календарному) году необходимо создать номенклатуру дел. Также в начале нового делопроизводственного года необходимо проверить корректность закрытия дел текущего года.

Номенклатура дел на следующий год создается копированием с прошлого года. При копировании пропускаются:

•закрытые дела;

•дела, у которых в карточке установлен флажок Переходящее;

•дела, у которых даты действия не полностью попадают в период копирования номенклатуры. Например, если дата начала действия дела меньше даты начала периода копирования номенклатуры, либо дата окончания не задана или больше окончания периода копирования.

Совет. Если дело не нужно создавать на следующий год, например, личное дело уволенного сотрудника, то откройте его карточку и в поле *Состояние выберите Закрытая.

Копирование номенклатуры дел

1.На обложке модуля «Настройки документооборота» в группе «Номенклатура дел» выберите пункт Создание номенклатуры дел.

Примечание. Действие доступно сотрудникам, которые входят в роль «Делопроизводители» и администратору системы.

2.В открывшемся окне укажите параметры создания номенклатуры дел:

На год. Год, на который формируется номенклатура дел. Значение должно быть не меньше текущего года. По умолчанию указывается следующий год.

Копировать дела с и Копировать дела по. Период, за который копируется номенклатура дел. По умолчанию указывается период с 1 января по 31 декабря текущего года.

Наша организация и Подразделение, в котором ведутся дела. Если указана наша организация, то для выбора доступны только подразделения, которые относятся к этой организации. Чтобы скопировать:

•номенклатуру дел подразделения, заполните поле Подразделение;

•номенклатуру дел определенной организации, укажите организацию и оставьте поле Подразделение незаполненным;

•всю номенклатуру дел, оставьте оба поля незаполненными.

Примечание. Если указано подразделение, то также копируются дела всех подчиненных подразделений. Если указана только наша организация, то копируется номенклатура дел только указанной организации без подчиненных.

3.Нажмите на кнопку Создать. Появляется сообщение о начале формирования номенклатуры дел. По окончанию вы получите уведомление с информацией о сформированных делах.

4.Ознакомьтесь с информацией в уведомлении и убедитесь, что номенклатура дел сформирована в полном объеме. Для этого пройдите по ссылке в тексте, откроется справочник Номенклатура дел.

Примечание. Возможны ситуации, когда по указанным критериям нет записей для копирования или номенклатура дел на указанный год уже сформирована. Информация об этом указывается в уведомлении, например:

При необходимости пройдите по ссылке в тексте и создайте недостающие дела вручную.

5.На панели фильтрации в группе «Период» установите переключатель Следующий год.

6.Проверьте сформированные дела. В списке их можно найти по примечанию «Дело создано автоматически»:

7.Если какого-либо дела нет, создайте его вручную.

Проверка корректности закрытия дел

1.В модуле «Настройки документооборота» перейдите в список записей справочника Номенклатура дел.

2.На панели фильтрации в группе «Состояние» установите флажок Действующие. В группе «Период» установите переключатель Текущий год.

3.Закройте дела из списка. Для этого откройте карточку дела и в поле *Состояние выберите Закрытая.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024