Прикладные настройки > Настройка документооборота > Настройки документов

Номенклатура дел предназначена для определения:

•перечня дел, в которые будут помещаться документы;

•сроков хранения дел;

•наших организаций и подразделений, в которых ведутся дела;

•групп регистрации, участники которых будут помещать документы в дела.

Создать запись в справочнике Номенклатура дел может администратор и ответственный за группу регистрации.

Совет. Если номенклатура дел на текущий год уже создана, то на следующий год рекомендуется формировать ее копированием текущей.

Создание дела

1.В модуле «Настройки документооборота» в справочнике Номенклатура дел нажмите на кнопку и в выпадающем списке выберите пункт Дело.

Заполните поля в карточке:

*Индекс. Уникальный индекс дела в рамках нашей организации и периода, в течении которого действует дело. Между символами индекса не должно быть пробелов.

Индекс может использоваться в регистрационном номере документов. Формат номера настраивается в журнале регистрации:

Например, для дела указан индекс 02-05. Тогда документ, который помещен в данное дело, при регистрации может иметь номер ИСХ-001/18/02-05.

*Заголовок. Рекомендуется использовать заголовки, соответствующие заголовкам бумажных экземпляров дел, если они есть. Требования к заголовкам определяются правилами ведения архивного делопроизводства.

*Срок хранения документов дела.

Количество листов в бумажном экземпляре дела.

СОВЕТ. Чтобы узнать объем дела, откройте список документов дела, добавьте столбец Количество листов и подсчитайте его суммарное значение.

*Дата начала и Дата окончания. Сроки действия дела.

Если дело содержит документы, отражающие решение вопроса, которое длится более одного года, то установите флажок Переходящее.

Наша организация и Подразделение, в котором ведется дело.

СОВЕТ. Если дело ведется только для определенной организации, то рекомендуется указать ее в поле Наша организация. Если дела ведутся без привязки к определенной организации, то рекомендуется оставить поле Наша организация пустым.

Группа регистрации, участники которой имеют право помещать документы в текущее дело. В списке для выбора доступны только те группы, участником которых вы являетесь.

2.Сохраните карточку.

Список документов дела

При необходимости вы можете посмотреть список всех документов, помещенных в дело. Для этого в карточке дела нажмите на кнопку Внутренняя опись:

Откроется список всех документов, помещенных в дело:

СМ. ТАКЖЕ