Для мониторинга работ по совещанию используйте закладку «Поручения» в карточке совещания. Закладка позволяет узнать, созданы ли поручения по принятым решениям, а также помогает контролировать сроки выполнения работ. Используйте закладку, чтобы определить, кто из сотрудников уже выполнил поручение, у кого оно в работе, кто задерживает исполнение и на сколько дней.

На закладке каждому поручению соответствует свой блок. В блоках отображается:

•исполнитель и контролер поручения;

•ожидаемый срок выполнения;

•текст поручения и текст отчета (для исполненных поручений и поручений на приемке);

•статус поручения. Также отображается информация о черновиках поручений, которые еще не отправлены в работу;

•количество дней, на которое задерживается исполнение (для просроченных поручений).

Чтобы на закладке отображалась актуальная информация, обновите ее. Для этого нажмите на кнопку .

Чтобы открыть поручение, дважды щелкните по нему левой кнопкой мыши.

Пример. Мониторинг исполнения решений по совещанию

Предположим, на совещании приняты решения, по которым отправлены поручения на исполнение. Секретарю нужно обеспечить исполнение всех решений в срок. Он периодически смотрит, в каком состоянии находятся работы на текущий момент, чтобы выяснить причины задержек и принять меры.

Чтобы проконтролировать ход исполнения решений по совещанию:

1.Откройте карточку совещания и перейдите на закладку «Поручения».

2.Найдите блок с состоянием В работе. Если срок поручения истек, то в блоке красным цветом отображается количество дней задержки.

3.Откройте поручение. Для этого дважды щелкните по нему левой кнопкой мыши.

4.Для выяснения причин, по которым задерживается исполнение поручения, запросите отчет у исполнителя.

Совет. Для мониторинга состояния работ по совещанию также используйте:

•закладку «Задачи» в карточке протокола совещания. Например, если по протоколу кроме поручений отправлены другие задачи и нужно проконтролировать выполнение работ по ним;

•отчет «Контроль исполнения поручений по совещаниям». Например, чтобы узнать процент исполнения поручений по совещанию в срок для анализа исполнительской дисциплины сотрудников.

СМ. ТАКЖЕ