|
<< Click to Display Table of Contents >> Прикладные модули > Делопроизводство > Поручения Исполнение поручения |
|
|
<< Click to Display Table of Contents >> Прикладные модули > Делопроизводство > Поручения Исполнение поручения |
|
1.Откройте задание на исполнение поручения и ознакомьтесь с текстом поручения:
Примечание. Если поручение нужно передать на исполнение сотруднику, который не работает в системе, то дальнейший порядок работы см. в разделе «Исполнение поручения сотрудником, который не работает в системе».
2.Ознакомьтесь с документами из области вложений и выполните необходимые работы.
Совет. Чтобы ознакомиться с документом, не открывая его в приложении-редакторе, используйте кнопку Предпросмотр. Область вложений заменится на панель предпросмотра, на которой отобразится содержимое вложенного документа. Чтобы вернуться к списку вложенных документов, нажмите на кнопку Вложения.
3.Если для исполнения поручения по входящему документу нужно создать ответное письмо, нажмите на кнопку Создать исх. письмо. Кнопка отображается только в карточках поручений, у которых в группу вложений «Документ для исполнения» вложен входящий документ.
При нажатии на кнопку откроется карточка исходящего письма. Часть полей карточки уже будет заполнена. Проверьте и скорректируйте значения полей, добавьте содержимое, сохраните карточку письма. В результате исходящее письмо будет связано с входящим документом и добавится в задание в группу вложений «Результаты исполнения». Дальнейшая обработка исходящего письма продолжается согласно регламенту. |
4.Создайте подчиненное поручение, если необходимо делегировать часть работ другим сотрудникам.
Если для вас настроен виртуальный помощник, в области вложений автоматически добавляется проект подчиненного поручения. Чтобы делегировать работы, убедитесь, что поля подчиненного поручения заполнены корректно, и затем отправьте его. Если планируете выполнять самостоятельно, удалите проект подчиненного поручения из вложений.
5.Если работы не могут быть выполнены к указанному сроку по веским причинам, отправьте запрос на продление срока работ. Укажите новый желаемый срок и причину продления.
По умолчанию запрос на продление срока придет заданием одному из сотрудников: •контролеру, если он указан в карточке поручения в поле Контролер; •помощнику автора, если в карточке поручения контролер не указан; •автору поручения, если он сам стартовал задачу по поручению и в карточке поручения не указан контролер; •исполнителю поручения, если запрос отправляет соисполнитель. |
6.Если пришел запрос от контролера, автора поручения или помощника автора, предоставьте информацию о состоянии работ по исполнению поручения.
7.Проконтролируйте работу соисполнителей, если они указаны в поручении. После выполнения заданий соисполнителями вы получите задания на приемку работ.
8.После выполнения всех работ по поручению добавьте документы, которые являются результатом исполнения поручения, в группу вложений «Результаты исполнения».
Примечание. После выполнения поручения документ для исполнения связывается с документами из группы вложений «Результаты исполнения». Цепочка связанных документов отобразится на закладке «Связи».
9.Заполните отчет по исполнению поручения.
Совет. Чтобы быстро добавить типовой текст отчета по исполнению поручения, используйте автотексты. Если нужно ввести длинный текст, поле ввода можно увеличить, потянув за верхнюю границу:
10.Нажмите на кнопку Выполнить.
В открывшемся окне подтвердите выполнение поручения по кнопке Да:
Если у поручения есть невыполненные подчиненные поручения, то при выполнении главного поручения откроется окно:
Выполните одно из действий: Оставить в работе. Поручение выполняется, подчиненные поручения не прекращаются. Выберите этот вариант, если вы хотите выполнить только свое задание. Прекратить. Поручение выполняется, незавершенные подчиненные поручения прекращаются. Выберите этот вариант, если подчиненные поручения стали неактуальными. Отмена. Поручение не выполняется, подчиненные остаются в работе. Выберите этот вариант, если хотите вернуться в карточку поручения. Если перед выполнением задания на исполнение поручения нужно посмотреть незавершенные подчиненные поручения, нажмите на ссылку Подчиненные поручения в работе. Откроется список поручений:
Ознакомьтесь с поручениями, проверьте на актуальность и только после этого примите решение. |
В результате, если поручение поставлено на контроль, то контролеру придет задание на приемку работ. Если поручение не поставлено на контроль, то уведомление о выполнении поручения придет:
•автору, если он сам отправлял задачу на исполнение поручения;
•помощнику автора, если поручение за руководителя в системе отправлял его помощник.
Удаление документов из результатов исполнения
Если при приемке работ контролер замечает, что исполнитель вложил ссылку не на тот документ в группу «Результаты исполнения», то он может вернуть задание на доработку. В этом случае исполнитель удаляет ссылку на вложенный документ и вкладывает новую.
Удалять ссылки на документы можно только из группы «Результаты исполнения». Для этого в контекстном меню нужно выбрать пункт Удалить ссылку.
Сделать это может сотрудник, у которого есть права на исполнение поручения.
Примечание. При удалении или добавлении вложений сохраните карточку задания, чтобы зафиксировать изменения.
Информация о том, кто и когда удалил вложения, отображается на закладке «История» карточки задания.
Действия при замещении сотрудников Что делать исполнителю поручения, если поручение пришло по ошибке? |
| © Компания Directum, 2024 |
