Прикладные модули > Совещания > Создание поручений по протоколу

После согласования протокола совещания секретарь создает поручения для исполнения принятых решений. Создать поручения можно несколькими способами:

•если протокол создан из специального шаблона с таблицей «Выданные поручения» для заполнения решений совещания, то используйте автоматизированное создание поручений. В этом случае не придется вручную переносить текст каждого решения в поручения, все данные заполняются автоматически;

•если протокол создан другим способом, создайте поручения вручную. Для этого в карточке протокола на панели действий в выпадающем списке Отправка выберите пункт На исполнение поручением и заполните карточку поручения.

Чтобы воспользоваться автоматизированным созданием поручений по протоколу:

1.Убедитесь, что протокол заполнен в соответствии с рекомендациями. В карточке протокола на панели действий в выпадающем списке Отправка выберите пункт Создать поручения по протоколу.

2.На основе данных из таблицы «Выданные поручения» протокола совещания создадутся черновики простых поручений. Чтобы ознакомиться с ними, в открывшемся окне перейдите по ссылке Созданные поручения.

ПОДРОБНЕЕ

Данные для заполнения полей в карточках поручений берутся из таблицы «Выданные поручения» протокола, в которой указаны решения совещания.

Поля в карточках поручений заполняются следующим образом:

*Выдал. Указывается:

•сотрудник, который создает поручения, если он не является помощником председателя совещания;

•председатель совещания, если поручения создает его помощник;

•сотрудник, вычисленный согласно персональным настройкам, если протокол не связан с карточкой совещания.

Контролер. Сотрудник, который создает поручения. Если он указан исполнителем, поручение на контроль не ставится.

*Исполнитель. Сотрудник, который в протоколе указан ответственным для данного поручения.

Если указано несколько ответственных, то исполнителем будет тот, кто указан первым. Остальные сотрудники указываются в поле Соисполнители. Поручения для них создадутся только после старта поручения для основного исполнителя.

*Срок, который указан в протоколе для поручения. Если в протоколе указана прошедшая дата, то в поручении срок остается незаполненным.

Копия. Председатель совещания. Если поручения создает помощник председателя, то поле остается незаполненным.

*Поручение. Текст поручения из протокола.

По умолчанию создаются простые поручения. Если необходимо отправить поручение нескольким равноправным исполнителям, создайте составное поручение. Для этого откройте карточку нужного поручения и на панели действий нажмите на кнопку Равноправные исполнители. Проверьте и при необходимости скорректируйте значения полей, после чего сохраните изменения.

Примечание. Если по протоколу есть поручения, созданные ранее, или система не распознала значения таблицы «Выданные поручения», то в окне отобразится информация об этом. Подробнее см. «По протоколу уже есть поручения» или «Необходимо дозаполнить данные в поручениях».

3.Нажмите на одну из кнопок:

Отправить на исполнение, если нужно отправить все созданные черновики поручений в работу. Окно создания поручений закроется. Чтобы поручения отправились, закройте карточку документа, система уведомит об этом. После отправки появится сообщение со ссылкой на результат:

По ссылке открывается список всех отправленных поручений.

Примечание. Если отправляется много поручений, например около 100, то сообщение появляется не сразу, а через некоторое время.

Удалить и закрыть, если решили отправить поручения позже. Окно создания поручений закроется, все черновики поручений удалятся.

Примечание. Если закрыть окно создания поручений по кнопке , то черновики поручений сохранятся. При повторном создании поручений появится окно с сообщением о том, что по протоколу уже есть поручения.

По протоколу уже есть поручения

Если по протоколу есть поручения, созданные ранее, то в окне создания поручений отобразится информация об этом. В этом случае:

1.Перейдите по ссылке Поручения:

Откроется список существующих черновиков поручений и поручений, которые уже отправлены на исполнение.

2.Ознакомьтесь с поручениями в списке.

Если часть поручений уже отправлена на исполнение и нужно отправить остальные, то рекомендуется сделать это вручную. Это поможет предотвратить:

•появление дублей, так как после нажатия на кнопку Продолжить повторно создаются черновики поручений на основе данных из протокола;

•потерю черновиков поручений, созданных вручную и которые не связаны с другими задачами, так как после нажатия на кнопку Продолжить все неотправленные черновики удаляются.

Чтобы отправить поручение вручную, откройте его карточку и при необходимости скорректируйте данные. Например, измените текст поручения, ответственного или срок. На панели действий нажмите на кнопку Отправить.

3.После проверки всех поручений, закройте список и в окне создания поручений нажмите на кнопку Продолжить. В результате:

•черновики поручений, которые не отправлены на исполнение, удалятся;

•поручения, которые уже отправлены на исполнение, останутся без изменений;

•на основе данных из таблицы «Выданные поручения» протокола совещания вновь создадутся черновики поручений и появится окно с сообщением об этом.

4.В открывшемся окне перейдите по ссылке Созданные поручения и ознакомьтесь с созданными поручениями.

5.Чтобы отправить все созданные черновики поручений на исполнение, нажмите на кнопку Отправить на исполнение. Окно создания поручений закроется, поручения отправятся в работу.

Если поручения уже отправлены на исполнение и повторно ничего отправлять не нужно, нажмите на кнопку Удалить и закрыть. Окно создания поручений закроется, все черновики поручений удалятся.

Необходимо дозаполнить данные в поручениях

Если в протоколе совещания не заполнен текст поручения, ответственный или срок, то поручение не создается. В этом случае заполните данные в протоколе совещания и повторно создайте поручения. Исключением являются бессрочные поручения: если в системе разрешено отправлять поручения без срока, то при создании поручения по протоколу, в котором не указан срок исполнения, будет создан черновик бессрочного поручения.

Если протокол совещания заполнен, но система не распознала некоторые данные в таблице «Выданные поручения», то поручения создаются с частично заполненными карточками. Например, когда:

•есть опечатки в фамилии исполнителя;

•в протоколе указаны ФИО, с которыми в организации работает несколько человек;

•в протоколе указана фамилия, с которой в организации работает несколько человек;

•срок исполнения указан некорректно или указана прошедшая дата.

В этих случаях в окне создания поручений отобразится информация о том, что нужно дозаполнить данные. Отправить поручения на исполнение можно только после заполнения недостающих данных. Для этого:

1.Посмотрите, что нужно сделать для успешной отправки поручений. Например, необходимо указать исполнителя, заполнить срок.

2.В окне создания поручений, перейдите по ссылке Требуют заполнения. Откроется список поручений, в которых нужно заполнить недостающие данные.

3.В списке откройте карточки поручений, заполните данные и сохраните карточки.

Примечание. При необходимости можно вручную отправить поручение на исполнение. Например, если по каким-то причинам нужно отправить только часть созданных поручений. Для этого в карточке поручения на панели действий нажмите на кнопку Отправить..

4.После проверки всех поручений, закройте список. В окне создания поручений количество распознанных и требующих уточнения поручений обновится автоматически.

5.Если вы заполнили все данные и нужно отправить черновики поручений на исполнение, нажмите на кнопку Отправить на исполнение. Окно создания поручений закроется, поручения отправятся в работу. Поручения, которые отправлены вручную, повторно не отправятся.

Если отправлять поручения не требуется, нажмите на кнопку Удалить и закрыть. Окно создания поручений закроется и черновики удалятся. Если есть поручения, которые вручную отправлены на исполнение, то они останутся без изменений.

СМ. ТАКЖЕ