Прикладные модули > Совещания > Создание поручений по протоколу

После согласования протокола совещания секретарь создает поручения для исполнения принятых решений. Создать поручения можно несколькими способами:

•если протокол создан из специального шаблона с таблицей «Выданные поручения» для заполнения решений совещания, то используйте автоматизированное создание поручений. В этом случае не придется вручную переносить текст каждого решения в поручения, все данные заполняются автоматически;

•если протокол создан другим способом, создайте поручения вручную. Для этого в карточке протокола на панели действий в выпадающем списке Отправка выберите пункт На исполнение поручением и заполните карточку поручения.

Чтобы воспользоваться автоматизированным созданием поручений по протоколу:

1.Убедитесь, что протокол заполнен в соответствии с рекомендациями. В карточке протокола на панели действий в выпадающем списке Отправка выберите пункт Создать поручения по протоколу.

2.На основе данных из таблицы «Выданные поручения» протокола совещания создадутся черновики простых поручений. Чтобы ознакомиться с ними, в открывшемся окне перейдите по ссылке Созданные поручения.

ПОДРОБНЕЕ

Данные для заполнения полей в карточках поручений берутся из таблицы «Выданные поручения» протокола, в которой указаны решения совещания.

Поля в карточках поручений заполняются следующим образом:

*Выдал. Указывается:

•сотрудник, который создает поручения, если он не является помощником председателя совещания;

•председатель совещания, если поручения создает его помощник;

•сотрудник, вычисленный согласно персональным настройкам, если протокол не связан с карточкой совещания.

Контролер. Сотрудник, который создает поручения. Если он указан исполнителем, поручение на контроль не ставится.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если необходимо назначить для исполнения поручений разных контролеров, то при оформлении протокола совещания, созданного из шаблона, добавьте в таблицу столбец Контролер. В нем укажите ФИО сотрудника, который должен проверить выполнение работ по поручению.

*Исполнитель. Сотрудник, который в протоколе указан ответственным для данного поручения.

Если указано несколько ответственных, то исполнителем будет тот, кто указан первым. Остальные сотрудники указываются в поле Соисполнители. Поручения для них создадутся только после старта поручения для основного исполнителя.

*Срок, который указан в протоколе для поручения. Если в протоколе указана прошедшая дата, то в поручении срок остается незаполненным.

Копия. Председатель совещания. Если поручения создает помощник председателя, то поле остается незаполненным.

*Поручение. Текст поручения из протокола.

По умолчанию создаются простые поручения. Если необходимо отправить поручение нескольким равноправным исполнителям, создайте составное поручение. Для этого откройте карточку нужного поручения и на панели действий нажмите на кнопку Равноправные исполнители. Проверьте и при необходимости скорректируйте значения полей, после чего сохраните изменения.

Примечание. Если по протоколу есть поручения, созданные ранее, или система не распознала значения таблицы «Выданные поручения», то в окне отобразится информация об этом. Подробнее см. «По протоколу уже есть поручения» или «Необходимо дозаполнить данные в поручениях».

3.Нажмите на одну из кнопок:

Отправить на исполнение, если нужно отправить все созданные черновики поручений в работу. Окно создания поручений закроется. Чтобы поручения отправились, закройте карточку документа, система уведомит об этом. После отправки появится сообщение со ссылкой на результат:

По ссылке открывается список всех отправленных поручений.

Примечание. Если отправляется много поручений, например около 100, то сообщение появляется не сразу, а через некоторое время.

Удалить и закрыть, если решили отправить поручения позже. Окно создания поручений закроется, все черновики поручений удалятся.

Примечание. Если закрыть окно создания поручений, то черновики поручений сохранятся. При повторном создании поручений появится окно с сообщением о том, что по протоколу уже есть поручения.

По протоколу уже есть поручения

Если по протоколу есть поручения, созданные ранее, то в окне создания поручений отобразится информация об этом. В этом случае:

1.Перейдите по ссылке Поручения:

Откроется список существующих черновиков поручений и поручений, которые уже отправлены на исполнение.

2.Ознакомьтесь с поручениями в списке.

Если часть поручений уже отправлена на исполнение и нужно отправить остальные, то рекомендуется сделать это вручную. Это поможет предотвратить:

•появление дублей, так как после нажатия на кнопку Продолжить повторно создаются черновики поручений на основе данных из протокола;

•потерю черновиков поручений, созданных вручную и которые не связаны с другими задачами, так как после нажатия на кнопку Продолжить все неотправленные черновики удаляются.

Чтобы отправить поручение вручную, откройте его карточку и при необходимости скорректируйте данные. Например, измените текст поручения, ответственного или срок. На панели действий нажмите на кнопку Отправить.

3.После проверки всех поручений, закройте список и в окне создания поручений нажмите на кнопку Продолжить. В результате:

•черновики поручений, которые не отправлены на исполнение, удалятся;

•поручения, которые уже отправлены на исполнение, останутся без изменений;

•на основе данных из таблицы «Выданные поручения» протокола совещания вновь создадутся черновики поручений и появится окно с сообщением об этом.

4.В открывшемся окне перейдите по ссылке Созданные поручения и ознакомьтесь с созданными поручениями.

5.Чтобы отправить все созданные черновики поручений на исполнение, нажмите на кнопку Отправить на исполнение. Окно создания поручений закроется, поручения отправятся в работу.

Если поручения уже отправлены на исполнение и повторно ничего отправлять не нужно, нажмите на кнопку Удалить и закрыть. Окно создания поручений закроется, все черновики поручений удалятся.

Необходимо дозаполнить данные в поручениях

Если в протоколе совещания не заполнен текст поручения, ответственный или срок, то поручение не создается. В этом случае заполните данные в протоколе совещания и повторно создайте поручения. Исключением являются бессрочные поручения: если в системе разрешено отправлять поручения без срока, то при создании поручения по протоколу, в котором не указан срок исполнения, будет создан черновик бессрочного поручения.

Если протокол совещания заполнен, но система не распознала некоторые данные в таблице «Выданные поручения», то поручения создаются с частично заполненными карточками. Например, когда:

•есть опечатки в фамилии исполнителя;

•в протоколе указаны ФИО, с которыми в организации работает несколько человек;

•в протоколе указана фамилия, с которой в организации работает несколько человек;

•срок исполнения указан некорректно или указана прошедшая дата.

В этих случаях в окне создания поручений отобразится информация о том, что нужно дозаполнить данные. Отправить поручения на исполнение можно только после заполнения недостающих данных. Для этого:

1.Посмотрите, что нужно сделать для успешной отправки поручений. Например, необходимо указать исполнителя, заполнить срок.

2.В окне создания поручений, перейдите по ссылке Требуют заполнения. Откроется список поручений, в которых нужно заполнить недостающие данные.

3.В списке откройте карточки поручений, заполните данные и сохраните карточки.

Примечание. При необходимости можно вручную отправить поручение на исполнение. Например, если по каким-то причинам нужно отправить только часть созданных поручений. Для этого в карточке поручения на панели действий нажмите на кнопку Отправить..

4.После проверки всех поручений, закройте список. В окне создания поручений количество распознанных и требующих уточнения поручений обновится автоматически.

5.Если вы заполнили все данные и нужно отправить черновики поручений на исполнение, нажмите на кнопку Отправить на исполнение. Окно создания поручений закроется, поручения отправятся в работу. Поручения, которые отправлены вручную, повторно не отправятся.

Если отправлять поручения не требуется, нажмите на кнопку Удалить и закрыть. Окно создания поручений закроется и черновики удалятся. Если есть поручения, которые вручную отправлены на исполнение, то они останутся без изменений.

СМ. ТАКЖЕ