Если входящий счет получен в бумажном виде или по электронной почте, сотрудник заносит его в систему и отправляет задачей на согласование по регламенту.

Если используются интеллектуальные возможности, то после автоматического занесения документов в систему сотруднику приходит задание на проверку результатов интеллектуальной обработки. После выполнения задания сотрудник отправляет документы задачей на согласование по регламенту.

Если входящий счет поступил через сервис обмена документами, то ответственный за абонентский ящик нашей организации получает задание на обработку поступивших документов. При выполнении задания ответственный:

1.Проверяет поступившие документы.

2.При необходимости переадресовывает дальнейшую обработку другому сотруднику или самостоятельно отправляет входящий счет на согласование по регламенту.

Руководителю приходит задание, в рамках которого он:

•проверяет обоснованность выставления счета;

•при необходимости корректирует список дополнительных согласующих;

•выполняет задание с результатом Согласовать или На доработку.

Задания на этапе придут обязательным и дополнительным согласующим и одновременно или последовательно, в зависимости от настроек в соответствующем этапе согласования.

При получении заданий согласующие:

•проверяют содержание счетов на оплату на соответствие поставленным целям и нормативным документам и убеждаются, что у нашей организации есть средства для оплаты;

•оставляют комментарии в тексте задания;

•выполняют задание с результатом Согласовать или На доработку.

Ответственный за утверждение входящих счетов, например, руководитель организации, получает задание на утверждение. Ему необходимо убедиться в обоснованности выставления счета и в возможности оплаты счета нашей организацией.

После этого ответственный выполняет задание с одним из результатов:

•Подписать. Разрешить оплату счета;

•На доработку. К счету возникли вопросы. Например, не хватает документов для подтверждения поставки товаров или оказания услуг. Инициатору задачи на согласование придет задание для предоставления недостающей информации;

•Отказать. Отказ в оплате счета на получение товаров или оказание услуг от контрагента. Инициатору задачи на согласование придет задание на приостановление работ.

Заинтересованные лица получают уведомление об утверждении оплаты по счету или отказе.

Если счет принят к оплате, то сотрудник, ответственный за оплату счетов, получает задание. Он оплачивает счет, в карточке документа в поле Состояние меняет значение на Оплачен, после чего выполняет задание.

Заинтересованные лица получают уведомление об оплате счета.