Сотрудник создает договорной документ в системе, например, договор, дополнительное соглашение или акт выполненных работ. Затем отправляет задачей на согласование по регламенту.

Руководителю инициатора задачи на согласование по регламенту придет задание, в рамках которого он:

•просматривает документ, оставляет комментарии в тексте задания;

•проверяет и при необходимости корректирует подписывающего и список дополнительных согласующих, если в регламенте есть соответствующие этапы согласования;

•выполняет задание с результатом Согласовать или На доработку.

Задания на этапе придут обязательным и дополнительным согласующим и одновременно или последовательно, в зависимости от настроек в соответствующем этапе согласования.

При получении заданий согласующие:

•знакомятся с содержанием договорного документа и проверяют его корректность;

•оставляют комментарии в тексте задания;

•выполняют задание с результатом Согласовать или На доработку.

Если договорной документ будет отправлен контрагенту в бумажном виде, то после согласования формируется задание на печать документа и передачу на подпись. Задание отправляется сотруднику, ответственному за печать. Он распечатывает все необходимые документы и относит их подписывающему. После этого выполняет задание.

Согласно регламенту документ может быть подписан следующим образом:

•на документ ставится ЭП в системе и при необходимости подписывается бумажный экземпляр документа. В этом случае подписывающему придет задание на подписание документа. Он проверяет документ, при необходимости подписывает бумажный экземпляр и выполняет задание с одним из результатов: Подписать, На доработку или Отказать;

•подписывается бумажный экземпляр документа. В этом случае помощнику подписывающего в системе придет задание на подтверждение подписания документа. Он выполняет задание в соответствии с решением подписывающего.

Если по регламенту документ должен быть зарегистрирован, ответственному за регистрацию придет задание на регистрацию документа. Он регистрирует документ и выполняет задание.

Если вместе с договором нужно сразу выставить счет на оплату, то бухгалтер создает исходящий счет.

Договорной документ отправляется контрагенту, например, на подписание. Если был выписан счет на оплату, то отправляется комплект документов, при этом подписание счета контрагентом не требуется. Сотрудник, ответственный за отправку, определяется согласно регламенту организации. В системе ему приходит задание на отправку документа контрагенту. В зависимости от способа доставки документа или комплекта документов контрагенту:

•сотрудник отправляет электронный документ через сервис обмена;

•сотрудник оправляет необходимое количество бумажных экземпляров документа. Для отправки документов по почте в системе предусмотрена печать конвертов.

После отправки документа сотрудник выполняет задание.

Если договорной документ подлежит возврату, то ответственный сотрудник получает задание на контроль возврата документа от контрагента. Сотрудник, ответственный за контроль возврата, определяется согласно регламенту организации. Ответственными могут быть несколько сотрудников.

Если контрагенту отправлены:

•электронные документы через сервис обмена, то ответственный должен проконтролировать, что контрагент принял решение о подписании документа в установленный срок. При подписании, отказе или аннулировании документа контрагентом ответственному придет уведомление. При этом задание на контроль возврата документа выполнится автоматически;

•бумажные экземпляры документов, то ответственный должен убедиться, что документ возвращен контрагентом и указать в задании результат подписания документа.

Если документ не подписан контрагентом, то инициатору придет задание на доработку и возобновление согласования. Всем сотрудникам, которые участвовали в обработке документа согласно регламенту, придет уведомление об отказе в подписании.

После подписания договорного документа всеми сторонами его обработка продолжается согласно регламенту организации. Например, сотруднику может прийти:

•уведомление о результате согласования документа с контрагентом;

•задание на сканирование подписанного бумажного экземпляра договорного документа;

•задание на выполнение обязательств по договорному документу.