Для каждого документа из задания на верификацию:

1.Убедитесь, что содержимое занесено корректно и соответствует бумажному экземпляру. Для этого откройте карточку документа. На открывшейся закладке «Верификация» посмотрите содержимое документа в области предпросмотра:

Если документ занесен некорректно, например нарушился порядок страниц, воспользуйтесь перекомплектованием.

Если в комплекте не хватает документа, например, он ошибочно попал в другой комплект, то отсканируйте его и вложите в задание на верификацию. Свяжите его как Приложение с ведущим документом нужного комплекта либо свяжите с ним остальные документы комплекта, если он сам является ведущим.

2.Убедитесь, что для документа верно определен тип. При необходимости смените его.

3.Проверьте в карточке корректность данных, которые заполнились автоматически. Для этого на закладке «Верификация» сравните текст в области предпросмотра и значения полей справа.

Совет. Для упрощения проверки щелкните на поле справа, после чего в области предпросмотра в тексте документа сразу выделится факт, который ему соответствует.

Факты, извлеченные из текста документа, выделены цветом в области предпросмотра и в полях карточки. Зеленым выделяются факты, которые с большой долей вероятности извлечены верно, а желтым – факты, на которые нужно обратить особое внимание.

Если в поле указано некорректное значение, исправьте его вручную.

Примечание. При изменении значения поля, которое заполнено автоматически, выделение цветом пропадает.

4.Перейдите на закладку «Свойства» и заполните недостающие данные о документе. Например, укажите содержание, дело, в которое помещен бумажный оригинал  документа, и дату помещения.

5.Проверьте, что в карточке верно указан способ доставки. Если документ занесен со сканера, то в поле Способ доставки автоматически указывается значение Почта, если по электронной почте – значение Эл. почта.

7.Зарегистрируйте документы, которые подлежат регистрации. После этого в карточке документа группе полей «Жизненный цикл» в поле Верификация автоматически установится значение Завершена.

Важно. Если в комплекте есть:

•нумеруемые документы (накладные, акты, счета-фактуры и универсальные передаточные документы), то ознакомьтесь с особенностями присвоения номера и даты для них;

•договоры, дополнительные соглашения, то перед регистрацией ознакомьтесь с особенностями присвоения номера и даты для них.

Если документ не подлежит регистрации либо уже зарегистрирован и вернулся от контрагента, то регистрировать его не нужно. В этом случае вручную завершите его верификацию. Для этого в карточке в поле Верификация укажите значение Завершена.

8.Сохраните карточку.

Смена типа документа при верификации

Если при интеллектуальной обработке для документа неверно определен тип, то его можно изменить. Это доступно, если у вас есть права на изменение документа и в карточке документа в поле Верификация установлено значение В процессе. Также есть дополнительные условия, при которых смена типа недоступна, подробнее см. раздел «Смена типа простого документа».

Чтобы сменить тип документа:

1.В карточке документа на панели действий нажмите на кнопку Сменить тип.

ПРИМЕЧАНИЕ. У документа с включенным строгим доступом нельзя сменить тип. Если у вас есть полные права на документ, отключите строгий доступ и смените тип документа. Повторно включите строгий доступ, если возможность настроена для документов этого типа.

2.В открывшемся окне выберите тип документа и нажмите на кнопку ОК:

Для выбора доступны следующие типы документов:

Важно. Типы финансово-хозяйственных документов доступны для выбора, если вы входите в роль «Ответственные за финансовый архив». Типы договорных документов доступны для выбора, если вы входите в роль «Ответственные за договоры».

В результате откроется карточка документа. Часть полей в ней автоматически заполнится данными из карточки документа предыдущего типа.

Примечание. При смене типа сохраняются связи с другими документами, права доступа, история работы.

3.Продолжите верификацию документа.

© Компания Directum, 2024