Обмен электронными юридически значимыми документами между организациями выполняется с помощью специальных сервисов юридически значимого документооборота (сервисов обмена), например, Диадок, СБИС. При этом юридическая значимость документов обеспечивается за счет использования квалифицированной электронной подписи, а также за счет соответствия форматов и правил обработки документов требованиям ФНС.

По сравнению с отправкой бумажных экземпляров обмен электронными юридически значимыми документами имеет преимущества:

•скорость доставки документов: доставка почтой или курьером потребует от трех дней до нескольких недель, а доставка через сервис обмена занимает несколько минут;

•стоимость отправки электронных документов ниже, чем бумажных экземпляров: нет затрат на работу с бумагой, оплату услуг почты или курьерской службы;

•гарантия доставки электронных документов.

Так схематично можно представить обмен электронными юридически значимыми документами:

Для сравнения отправка бумажных экземпляров выглядит следующим образом:

Directum RX поддерживает взаимодействие c сервисами обмена электронными документами, что позволяет:

•связать внутренний документооборот компании с внешним электронным документооборотом. Все финансово-хозяйственные и договорные документы, которыми наша организация обменивается с контрагентами через сервисы обмена, автоматически заносятся в систему. Документы, поступившие от контрагентов, можно отправить на согласование, рассмотрение или в другие процессы, либо отправить задачей бухгалтеру для отражения операций по документам в бухгалтерском и налоговом учете организации. Формализованные документы, сформированные в учетной системе от имени нашей организации, отправляются контрагентам через интеграционное решение сервиса обмена Диадок или СБИС, а неформализованные документы, созданные в Directum RX, после внутреннего согласования можно прямо из системы отправить контрагенту;

•обеспечить прозрачную работу и согласование как бумажных, так и электронных документов;

•работать с несколькими сервисами обмена документами. Вы можете зарегистрироваться сразу в нескольких сервисах и обмениваться документами со всеми контрагентами, которые есть в этих сервисах. Таким образом можно установить обмен с большим числом контрагентов.

В стандартной поставке можно настроить взаимодействие напрямую через сервисы Диадок или СБИС либо с помощью роуминга через любые сервисы обмена. Для работы с модулями интеграции Диадок и СБИС необходимо приобрести лицензию.

Для обмена с контрагентами электронными документами администратор настраивает подключение к сервисам обмена. Чтобы начать обмениваться документами с контрагентом, необходимо установить с ним обмен, например, отправить контрагенту приглашение или принять приглашение, поступившее от него.

При электронном документообороте с контрагентами сотрудники организации:

•обрабатывают документы, которые поступили от контрагентов через сервис обмена;

•отправляют документы контрагентам;

•контролируют возврат в нашу организацию документов, которые отправлены контрагентам.

СМ. ТАКЖЕ