Примечание. Накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры и другие формализованные документы, которые отправлены от имени нашей организации, заносятся в систему сразу после отправки контрагенту в сервисе обмена. Договоры, письма, счета на оплату и другие неформализованные документы заносятся только после подписания контрагентом.

важно. Поступившие документы подлежат обязательной проверке.

1.В карточке задания на обработку для каждого вложенного документа проверьте:

•читается содержимое или нет, верно ли в документе указан адрес нашей организации;

•является ли усиленная квалифицированная ЭП на документе действующей;

•подлинность усиленной квалифицированной ЭП уполномоченного лица контрагента. Проверьте, что в полученном документе фамилия и инициалы подписавшего соответствуют владельцу сертификата ЭП.

Подробнее см. раздел «Просмотр информации об ЭП».

2.Если для документов, которые поступили от контрагента, какой-либо из пунктов проверки не выполняется, то отправьте контрагенту отказ по документам.

Документы поддерживаемых форматов, которые поступают через сервис обмена, в Directum RX автоматически преобразовываются в формат PDF. При этом в системе также хранится содержимое документа в том формате, в котором он поступил из сервиса. Подробнее см. разделы «Финансово-хозяйственные документы в формате XML» и «Договоры, счета на оплату, письма и прочие документы».

Примечание. В систему могут поступать документы собственных форматов сервисов обмена, например коммерческое предложение или счет на оплату. Если такие документы приходят в комплекте с формализованными, то они загружаются в Directum RX как неформализованные. Если документы собственных форматов поступают отдельно, то они в систему не загружаются.

1.Если в пакете документов есть финансово-хозяйственные документы (накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры, универсальные передаточные документы и другие формализованные документы), то проверьте полноту и корректность данных, которые указаны в карточках, заполните недостающие данные.

Примечание. Накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры и другие формализованные документы, которые отправлены от имени нашей организации, заносятся в систему сразу после отправки контрагенту в сервисе обмена. Договоры, письма, счета на оплату и другие неформализованные документы заносятся только после подписания контрагентом.

ПОДРОБНЕЕ

2.Если в пакете документов есть договоры, письма, коммерческие предложения или другие неформализованные документы, то изначально в системе они имеют тип «Входящий документ эл. обмена».

Для корректного учета, поиска, согласования, рассмотрения, исполнения документов в Directum RX смените тип поступивших документов. Для этого в контекстном меню документа выберите пункт Сменить тип.

3.Документы, которые поступили от контрагента, отправьте на согласование по регламенту, рассмотрение, исполнение или свободное согласование с помощью соответствующих кнопок на панели действий. Формализованные документы, по которым не требуется подписание, отправьте подзадачей бухгалтеру для отражения в бухгалтерском и налоговом учете организации. К таким документам относятся, например, счета-фактуры.

ПОДРОБНЕЕ

При отправке откроется карточка соответствующей задачи. Все связанные с документом приложения, а также документы пакета будут вложены в задачу. Заполните в карточке задачи обязательные поля и отправьте исполнителю.

4.На панели действий нажмите на кнопку Обработано. В результате в сервис обмена отправятся извещения о получении.

Если задание на обработку документов переадресовано вам другим сотрудником, то извещение о получении документа в сервис обмена не отправится. Извещение уже было отправлено при переадресации задания.

Переадресуйте задание на обработку документов в случаях, когда другой сотрудник:

•отвечает за дальнейшую обработку полученных документов;

•должен быть инициатором согласования или рассмотрения документов, например, ответственный за договоры.

1.В карточке задания на обработку документов заполните поля:

Переадресовать сотруднику. Указанный сотрудник получит задание на обработку документа. В рамках задания он может обработать документы, переадресовать другому сотруднику или отказать по документам.

СОВЕТ. Рекомендуется зафиксировать в нормативных документах организации, например, в положении об электронном документообороте, сотрудников, которым необходимо переадресовывать обработку входящих документов. Сотрудник определяется в зависимости от контрагента, от которого поступил документ, или другим способом.

Новый срок задания на обработку документов.

2.Откройте карточку документа и на панели действий в выпадающем списке Регистрация выберите пункт Изменить реквизиты. В поле *Подразделение укажите актуальное подразделение сотрудника, которому необходимо переадресовать документ. Сохраните карточку документа. В дальнейшем при отправке документа на согласование определится правило, подходящее для этого подразделения.

3.На панели действий нажмите на кнопку Переадресовать. В результате в сервис обмена отправятся извещения о получении.

Если документы, которые поступили от контрагента, не прошли первоначальную проверку или в их подписании решено отказать, то отправьте отказ по документам.

Важно. Для отказа по документам, требующим подписания, у сотрудника должен быть сертификат квалифицированной электронной подписи, который зарегистрирован в Directum RX и в сервисе обмена.

1.В тексте задания на обработку документов напишите причину отказа:

2.Нажмите на кнопку Отказать.

В результате:

•в сервис обмена отправятся извещения о получении.

Примечание. Если задание на обработку документов переадресовано вам другим сотрудником, то извещение о получении документа в сервис обмена не отправится. Извещение уже было отправлено при переадресации задания;

•по документам, требующим подписания, в сервис обмена отправится уведомление об уточнении или отказ в подписании в зависимости от регламента работы с документами. Если в задании есть счета-фактуры, то контрагент в сервисе обмена получит запрос на уточнение счета-фактуры;

•в карточки вложенных документов в поле Примечание добавится причина отказа, указанная в тексте задания;

•вложенные в задание документы зачеркиваются, кроме тех, по которым запросили уведомление об уточнении. Состояние жизненного цикла для финансово-хозяйственных документов изменится на значение «Устаревший», а для договорных документов – «Аннулирован».

Финансово-хозяйственные документы в формате XML

Договоры, счета на оплату, письма и прочие документы

Отправка извещений о получении документов

Заполнение информации продавца (исполнителя) и покупателя (заказчика)

Отправка документов через сервис обмена

Дополнительные ситуации работы в сервисе обмена

Протокол электронного обмена

Настройка обмена с контрагентами

Подключение к сервисам обмена