По умолчанию флажок Автоматически запускать задачи по этапам планам проекта установлен. При этом по каждому этапу плана со статусом Открыт или В работе автоматически отправляется задача ответственному за этап:

•при наступлении плановой даты начала этапа;

•досрочно, если выполнены условия, заданные в связях этапа. Если у этапа есть предшественник и между ними установлена связь типа окончание-начало, то задача отправляется автоматически после завершения работ по предшественнику. Для связи типа начало-начало задача отправляется после старта работ по предшественнику.

ВАЖНО. Для планов проектов, созданных до обновления решения на версию 2.9, флажок по умолчанию снят.

Задачи отправляются с помощью фонового процесса, который настраивает администратор системы. По умолчанию фоновый процесс запускается один раз в день. Если автоматическую отправку задач необходимо отключить, снимите флажок.

Для контроля за ходом работ по плану можно использовать задания на приемку. Инициатор задачи по этапу получает задание на приемку, если установлен флажок Отправлять задания на приемку работ в рамках задач по этапам. Снимите флажок, если приемка работ не требуется.

Подробнее см. в руководстве пользователя Directum RX, раздел «Приемка работ по задаче».

Руководители, ответственные за этапы, и другие сотрудники, работающие с планом проекта, могут узнавать о его значимых событиях из уведомлений. Эти уведомления отображаются в плане проекта в выпадающем списке Оповещения и в папке потока входящих заданий «Команда и проекты». Например, уведомления могут приходить о назначении ответственным за этап или приближающемся сроке завершения плана.

Сотрудники могут получать уведомления в разное время: заблаговременно, сразу после наступления события или в виде сводки за день. То, какие уведомления и как часто получает сотрудник, зависит от настроек уведомлений, заданных для его роли в проекте.

Чтобы задать настройки уведомлений:

1.В колонках Рук. проекта/плана, Отв. за раздел и Отв. за этап/веху выберите нужный тип уведомления. Возможные значения:

•Сразу – сотрудники получают уведомление сразу же после того, как событие произошло;

•Раз в день – сотрудники получают информацию о событии в сводном уведомлении. Сводные уведомления содержат информацию обо всех событиях за предыдущий день, кроме тех, для которых настроены мгновенные уведомления. Отправляются раз в день, по умолчанию в 8:00;

•Заранее – сотрудники получают информацию о событии в сводном уведомлении: если длительность соответствующего этапа 3 дня и более – за 3 дня, иначе – в день наступления события. Доступно для событий из группы «Плановые даты», за исключением пропущенных сроков;

•Никогда – сотрудники не получают уведомление о событии.

2.Сохраните изменения.

Чтобы вернуться к стандартным настройкам, нажмите на ссылку Восстановить настройки по умолчанию.

Пример. Отправка уведомлений руководителю по всем этапам проекта

Команда приступает к реализации ключевого проекта компании, и руководитель плана хочет лично контролировать исполнение работ по каждому из этапов. В этом случае на вкладке «Уведомления» для строк «Этап должен быть начат» и «Этап должен быть завершен» рекомендуется установить тип уведомления Раз в день. Таким образом руководитель будет получать уведомления о плановой дате начала и завершения этапов в ежедневной сводке.