Подписанные оригиналы бумажных документов хранятся в делах в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

При работе с документами возникают ситуации, когда:

•сотруднику необходимо получить на руки оригинал или копию бумажного документа из дела. Например, для предоставления в контролирующие организации. В этом случае ответственный за хранение оригиналов документов выдает сотруднику бумажный документ. Если документ подлежит возврату, то сотрудник возвращает его в установленный срок, а ответственный контролирует возврат;

•в ходе согласования договорных документов по регламенту нужно передать оригиналы бумажных документов контрагенту для согласования и подписания. Ответственные сотрудники контролируют результат подписания и возврат документов в организацию. Для отправки контрагенту и контроля возврата документа в системе формируются соответствующие задания;

•электронные документы отправляются контрагентам на согласование и подписание через сервисы обмена. Ответственные сотрудники обеспечивают получение от контрагентов ответа о подписании документа или отказе в подписании.

В указанных случаях нужно отслеживать текущее местонахождение документов и обеспечить их возврат в организацию. Для корректного учета документов информация о выдаче сотруднику или об отправке контрагенту отражается в журнале передачи оригиналов и копий документа.

СМ. ТАКЖЕ