|
<< Click to Display Table of Contents >> Документы > Согласование документов > Согласование по регламенту Отправка документа контрагенту |
|
|
<< Click to Display Table of Contents >> Документы > Согласование документов > Согласование по регламенту Отправка документа контрагенту |
|
Согласно регламенту организации при согласовании документ может отправляться контрагенту, например, на согласование и подписание. Также контрагенту могут возвращаться его экземпляры документа.
К моменту отправки контрагенту бумажные экземпляры документа, например, договора, могут быть:
•не подписаны ни одной из сторон или подписаны нашей организацией, но не подписаны контрагентом. В этом случае отправьте контрагенту на подписание его экземпляры документа и экземпляры нашей организации;
•подписаны всеми сторонами. В этом случае отправьте контрагенту только его экземпляры документа.
Для отправки документа контрагенту в системе будет автоматически сформировано задание. Изучите инструкцию к заданию, если она есть.
1.В карточке задания из области вложений откройте карточки документов:
ПРИМЕЧАНИЕ. Если у вас нет прав на документ, то в карточке задания отображается сообщение об этом. Кнопки действий, кроме Создать подзадачу, а также кнопки для выполнения задания скрыты. Обратитесь к администратору системы или к инициатору для выдачи прав или прекращения задачи.
В карточке каждого вложенного документа в группе полей «Жизненный цикл» проверьте, что значения полей Согласование и Согласование с контрагентом соответствуют текущему состоянию работ с документом. Например, если документ уже подписан контрагентом, то в поле Согласование с контрагентом должно быть указано значение Подписан.
2.Если необходимо дополнить пакет документов сопроводительной информацией, например, перечнем отправляемых документов, создайте сопроводительное письмо. Для этого нажмите на кнопку Создать сопроводительное письмо.
При нажатии на кнопку откроется карточка исходящего документа. Часть полей карточки уже будет заполнена. Проверьте и скорректируйте значения полей, добавьте содержимое, сохраните карточку письма. В результате сопроводительное письмо добавится в задание в группу вложений «Дополнительно». Письмо будет связано с документом как Переписка. Дальнейшая обработка сопроводительного письма продолжается согласно регламенту. |
3.Отправьте документы контрагенту тем способом, который указал инициатор задачи.
Примечание. Если нужно отправить многоадресное исходящее письмо, то в задании указывается, что его нужно отправить контрагентам согласно списку рассылки.
4.Добавьте комментарий об отправке.
5.Нажмите на кнопку Выполнить.
Отправка документов на доработку
Если у вас есть замечания к полноте комплекта или, например, неверно указан почтовый адрес, то верните задание на доработку. Эта возможность доступна, если администратор установил флажок Разрешить отправку на доработку в этапе согласования с типом «Отправка контрагенту». В этом случае:
1.В карточке задания в поле Отв. за доработку, укажите сотрудника, которому нужно отправить задание на доработку. В списке для выбора доступны все сотрудники, принимающие участие в задаче на согласование по регламенту.
Если поле скрыто, то задание на доработку отправляется сотруднику, который указан в поле Ответственный в правиле согласования или этапе с типом «Отправка контрагенту». По умолчанию ответственным за доработку является инициатор задачи.
Примечание. Поле Отв. за доработку отображается, если в этапе с типом «Отправка контрагенту» установлен флажок Разрешить выбор ответственного за доработку.
2.Добавьте комментарий в текст задания со списком замечаний к комплекту документов.
3.Выполните задание с результатом На доработку.
В результате задание отправляется ответственному на доработку. Инициатор задачи получает уведомление, если документ отправлен на доработку другому сотруднику.
Нажмите на кнопку Отправить через сервис обмена:
•если документ подписан в нашей организации и не подписан контрагентом, откроется окно отправки документа контрагенту; •если документ уже подписан контрагентом, откроется окно возврата документа контрагенту. В результате выполнения задания в карточке документа на закладке «Выдача» добавятся такие же отметки об отправке документа контрагенту, как при отправке через сервис обмена вручную. |
Нажмите на кнопку Отправить вложением в письмо:
По умолчанию из задания в электронное письмо вкладывается последняя версия основного документа. Если у документа есть адресаты с электронной почтой или приложения, указанные на закладке «Связи» в группах «Приложения» или «Прочие», то откроется окно:
В окне выберите адресатов и список приложений, которые необходимо отправить вместе с основным документом. Подробное описание полей см. в разделе «Отправка вложением в письмо». ПРИМЕЧАНИЕ. В списке отображаются только документы с содержимым. По умолчанию вложением в письмо отправляются последние версии выбранных документов. |
Отправьте бумажный документ контрагенту. В карточке документа заполните поля: № отправления. Уникальный идентификатор, по которому можно отследить статус отправления. Дата отправки бумажного экземпляра документа. Возможны ситуации: •документ подписан нашей организацией и не подписан контрагентом. В этом случае необходимо проконтролировать возврат экземпляра документа нашей организации и сделать отметку о результате согласования с контрагентом. После отправки документа в журнал передачи оригиналов и копий документа автоматически будут добавлены отметки об отправке контрагенту:
*Действие, совершенное с бумажным экземпляром документа. Колонка автоматически заполнится значениями: •Отправка контрагенту. Устанавливается, если документ не подлежит возврату. При этом в колонку Примечание будет добавлено значение Экземпляр контрагента; •Согласование с контрагентом. Устанавливается, если документ подлежит возврату и необходимо указать результат согласования с контрагентом. При этом в колонку Примечание будет добавлено значение На согласовании у контрагента. *Кому передан. Сотрудник, который указан исполнителем на этапе согласования «Контроль возврата». Оригинал. Если флажок установлен, то контрагенту отправлен оригинал документа. *Дата выдачи документа. Срок возврата документа, если он подлежит возврату. Указывается автоматически в соответствии со значением поля Срок дней в этапе согласования «Контроль возврата». •документ подписан обеими сторонами. В этом случае возврат документа контролировать не нужно. После отправки документа в журнал передачи оригиналов и копий документа автоматически будет добавлена отметка об отправке контрагенту его экземпляра документа:
*Действие, совершенное с бумажным экземпляром документа. Автоматически заполнится значением Отправка контрагенту. При этом в колонку Примечание будет добавлено значение Экземпляр контрагента. *Кому передан. Сотрудник, который указан исполнителем на этапе согласования «Контроль возврата». Оригинал. Если флажок установлен, то контрагенту отправлен оригинал документа. *Дата выдачи документа. |
| © Компания Directum, 2024 |
