Журнал передачи оригиналов и копий документа находится в карточке документа на закладке «Выдача» и предназначен для:

•фиксации того, что оригинал или копия бумажного документа выдана сотруднику и возвращена:

•просмотра истории выдачи сотрудникам и отправки контрагентам оригиналов и копий бумажного документа;

•просмотра информации об отправке электронного документа контрагенту через сервис обмена:

Важно. Записи об отправке документа через сервис обмена, отметки о подписании или отказе в подписании документа контрагентом в сервисе обмена добавляются в журнал только автоматически. При этом, если документ отправлен контрагенту от имени нашей организации и по нему требуется подписание, то в журнал добавляется запись «Согласование с контрагентом». Если подписание не требуется, то добавляется запись «Отправка контрагенту».

С помощью журнала передачи оригиналов и копий документа можно:

•корректировать срок возврата документа сотрудником. При этом, если у сотрудника есть задание на возврат документа, то после изменения срока возврата, срок задания также изменится;

•изменять сотрудника, которому выдан документ. При этом, если у предыдущего сотрудника уже есть задание на возврат документа, то оно прекратится. Будет создано задание для нового исполнителя.

Добавлять и редактировать записи в журнале могут ответственные за хранение оригиналов документов, которые входят:

•в группу регистрации делопроизводственных документов, если работа ведется с входящими, исходящими или внутренними документами;

•в группу регистрации договорных документов, если работа ведется с договорными документами.

Важно. Журнал передачи оригиналов и копий документа доступен для изменения только в карточках нумеруемых и регистрируемых документов.

СМ. ТАКЖЕ