Документы > Выдача и возврат документов > Контроль возврата документов от контрагентов

В ходе согласования по регламенту бумажный или электронный документ может быть отправлен контрагенту на подписание. В этом случае нужно проконтролировать возврат бумажного документа в нашу организацию либо обеспечить получение от контрагента ответа по электронному документу. Для этого рекомендуется включать в правило согласования этап контроля возврата документа.

Ответственный сотрудник получает задание на контроль возврата документа. Если контрагент задерживает подписание, то ответственный напоминает ему об этом любым удобным способом. Дальнейшие действия зависят от того, бумажный или электронный документ отправлен контрагенту.

Контроль возврата оригинала бумажного документа

1.Контрагент принимает решение, подписать или отказать по документу. Затем возвращает бумажный документ.

2.Ответственный проверяет, что документ возвращен и выполняет задание, указав результат подписания контрагентом.

Чтобы наглядно увидеть изменения, внесенные контрагентом, отсканируйте документ и сравните его с оригинальной версией.

примечание. Бумажный документ может вернуться до того, как придет задание на контроль возврата. В этом случае ответственный вручную ставит отметку о возврате. Задание на контроль возврата уже не придет.

Контроль возврата электронного документа через сервис обмена

1.Контрагент подписывает, отказывает или запрашивает уточнение по документу в сервисе обмена.

2.Если при отправке документа запрашивалась подпись контрагента, то задание на контроль возврата выполняется автоматически. В систему поступает уведомление с результатом подписания, об отказе в подписании или с запросом уточнения.

ПОДРОБНЕЕ

Если при отправке документа подпись не запрашивалась, то ответственный вручную выполняет задание на контроль после получения ответа от контрагента.

3.Если контрагент отправил уведомление об уточнении или отказал в подписании, то в зависимости от формы документа инициатор согласования может сделать следующее:

•неформализованный документ – создать новую версию документа, доработать ее, подписать и повторно отправить контрагенту;

•формализованный документ – создать новый документ (исправление или корректировку), загрузить его в систему, подписать и повторно отправить контрагенту.

В результате отправляется новое задание на контроль возврата документа.

Совет. В карточках документов, которые отправлены контрагенту через сервис обмена, в поле Местонахождение вы можете узнать, через какой сервис отправлен документ и его текущий статус в сервисе.

Мониторинг документов, отправленных контрагентам

В системе доступны инструменты для мониторинга возврата документов от контрагентов:

•список «Документы у контрагентов». В нем отображается информация по всем договорным и финансово-хозяйственным документам, которые отправлены контрагентам, в том числе через сервис обмена;

•список «Документы к возврату». В нем отображается информация по входящим, исходящим, внутренним и финансово-хозяйственным документам, которые отправлены контрагентам, в том числе через сервис обмена;

•отчет «Документы на подписании у контрагентов в сервисах обмена». В нем отображается информация по всем документам, которые отправлены контрагентам через сервисы обмена и ожидают подписания со стороны контрагента.

СМ. ТАКЖЕ