После отправки документа контрагенту на согласование сотруднику, ответственному за контроль возврата документа от контрагента, приходит задание.

ПРИМЕЧАНИЕ. По бумажному документу задание может не прийти, если документ вернули до того, как сформировалось задание, и ответственный за контроль вручную поставил отметку о возврате.

Далее порядок контроля возврата документа зависит от того, каким способом он отправлен контрагенту:

•если документ отправлен через сервис обмена с требованием подписания, то выполнение задания на контроль возврата вручную недоступно. Проконтролируйте, чтобы контрагент принял решение о подписании документа в установленный срок. Если контрагент задерживает подписание документа, напомните ему об этом любым удобным способом.

Когда контрагент подпишет документ, откажет в подписании или документ будет аннулирован, ответственному за контроль возврата документа придет соответствующее уведомление. Задание на контроль возврата документа выполнится автоматически. Подробнее см. раздел «Контроль возврата документов от контрагента»;

•если документ отправлен через сервис обмена без запроса подписи или другим способом, например, по почте или курьером, то выполните задание на контроль возврата после того, как контрагент вернет документ в нашу организацию.

ВАЖНО. Контролировать возврат документа от контрагента в соответствии с регламентом могут несколько сотрудников. Если один из сотрудников выполнит задание на контроль возврата от контрагента, то задания остальных сотрудников автоматически прекратятся.

Чтобы проконтролировать возврат документа от контрагента:

1.Откройте карточку задания на контроль возврата документа. Изучите инструкцию к заданию, если она есть. В области вложений посмотрите, по какому документу и приложениям сформировано задание:

Если у вас нет прав на документ, то в карточке задания отображается сообщение об этом. Кнопки действий, кроме Создать подзадачу, а также кнопки для выполнения задания скрыты. Обратитесь к администратору системы или к инициатору для выдачи прав или прекращения задачи.

Совет. Если бумажный экземпляр документа подписан контрагентом, то занесите его в систему в новую версию документа с помощью сканера. Это позволит хранить в системе актуальную версию документа и автоматизировать работу с бумажными документами в организации.

Чтобы наглядно увидеть изменения, внесенные контрагентом, отсканируйте документ и сравните его с оригинальной версией.

2.Оставьте комментарий о результате подписания. Если в подписании документа отказано, то укажите замечания контрагента.

Совет. Если контрагент к документу приложил документ с замечаниями, то занесите документ в систему, добавьте ссылку на него в группу вложений Дополнительно и укажите ее в комментарии к заданию. Выдайте права на документ всем заинтересованным сотрудникам.

3.Выполните задание с одним из результатов:

Подписан. Выбирается, если документ подписан контрагентом. Дальнейшая обработка документа продолжится согласно регламенту. Например, может быть сформировано задание на выполнение обязательств по документу. В карточке документа на закладке «Выдача» будет поставлена отметка о возврате.

ПОДРОБНЕЕ

Не подписан. Выбирается, если документ не подписан контрагентом. Инициатору придет задание на доработку и возобновление согласования. Всем участникам обработки документа согласно регламенту, придет уведомление об отказе в подписании. В карточке документа на закладке «Выдача» будет поставлена отметка о возврате.

ПОДРОБНЕЕ

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024