Инициатором ознакомления с документом может быть делопроизводитель, секретарь, ответственный за документ или сотрудник кадровой службы. Он отправляет задачу на ознакомление, в которой указывает, что документ отправляется:

•на ознакомление в электронном виде. В этом случае для подтверждения ознакомления не требуется личная подпись сотрудника, необходимо прочитать документ и выполнить задание. Для обеспечения юридической значимости документа рекомендуется, чтобы до отправки на ознакомление последняя версия была подписана руководителем электронной подписью (ЭП) с результатом «Утверждено».

ПРИМЕЧАНИЕ. В положении об электронном документообороте организации необходимо указать, что выполнение задания в системе означает, что исполнитель ознакомился с документом.

•на ознакомление под личную подпись. В этом случае для подтверждения ознакомления необходима личная подпись сотрудника на бумажном документе. При необходимости инициатор печатает бланк листа ознакомления, в котором расписываются сотрудники.

После отправки задачи инициатор контролирует, чтобы сотрудники ознакомились с документом в установленный срок.

Сотрудникам приходит задание на ознакомление с документом. Если документ отправлен:

•на ознакомление в электронном виде, то сотрудники знакомятся с содержимым документа и выполняют задание;

•на ознакомление под личную подпись, то сотрудники знакомятся с содержимым документа. После этого подходят к ответственному и оставляют личную подпись, например, в листе ознакомления. Затем выполняют задание.

После выполнения заданий всеми сотрудниками инициатору приходит задание на завершение работ по ознакомлению.

Инициатор проверяет, что сотрудники лично ознакомились с документом. Для этого он использует отчет «Лист ознакомления».