Система распознает отсканированные договорные документы, входящие письма, входящие счета, накладные, акты, счета-фактуры, универсальные передаточные документы. Они заносятся в систему с соответствующим типом. В качестве названия документа указывается:

•полное имя, если для документов данного вида имя формируется автоматически и удалось распознать поля, из значений которых оно состоит. Например, «Договор закупки №Д-19/7 от 17.01.2020 с ТехСнаб, ООО «Закупка канцтоваров для обучения»;

•краткое имя вида документа, если для документов данного вида имя не формируется автоматически либо формируется, но не удалось распознать поля, из значений которых оно состоит. Например, «Договор закупки».

Остальные документы заносятся как простые. В качестве названия документа указывается:

•«Приложение № <порядковый номер в комплекте>», если для простого документа имя не формируется автоматически и у ведущего документа в комплекте удалось определить тип;

•«Простой документ № <порядковый номер в комплекте>», если для простого документа имя не формируется автоматически и не удалось определить тип ведущего документа в комплекте.

•краткое имя вида документа, например, «Простой документ», если для простого документа имя формируется автоматически.

В тексте задания на обработку поступивших документов указывается, что службе ввода не удалось их классифицировать. Для корректного учета таких документов в системе смените их тип вручную.

Например, комплект состоит из сопроводительного письма, выписки о контрагенте из ЕГРЮЛ и соглашения о неразглашении. В этом случае письмо заносится как документ с типом «Входящее письмо», а выписка из ЕГРЮЛ и соглашение о неразглашении как простые документы. Для выписки из ЕГРЮЛ вручную смените тип на «Сведения о контрагенте». А соглашение о неразглашении оставьте простым документом, если для него в организации не предусмотрен отдельный тип документа.

Все отсканированные документы заносятся в систему в формате PDF.

СМ. ТАКЖЕ