Отчет предназначен для мониторинга ознакомления сотрудников с документом. При ознакомлении в электронном виде он содержит подтверждение того, что сотрудник посмотрел документ.

Отчет предназначен для формирования:

•списка сотрудников, которые должны посмотреть документ в рамках определенной задачи. Для этого в карточке задачи на ознакомление или задания на завершение работ на панели действий нажмите на кнопку Лист ознакомления;

•списка сотрудников, которые должны посмотреть определенную версию документа в рамках всех задач на ознакомление. Для этого в карточке документа на панели действий в выпадающем списке Отчеты выберите пункт Лист ознакомления.

Способ формирования листа ознакомления зависит от того, какую информацию необходимо получить в отчете. Подробнее см. примеры формирования отчета при ознакомлении в электронном виде и при ознакомлении под личную подпись.

Параметры отчета

Подразделение. В отчет попадет информация об ознакомлении с документом сотрудников из выбранного подразделения. Используется, например, при иерархическом ознакомлении, когда руководители разных подразделений рассылают документ подчиненным. В этом случае каждый руководитель отслеживает ознакомление только сотрудников своего подразделения. По умолчанию поле не заполнено.

Если в отчет не нужно включать информацию о сотрудниках подчиненных подразделений, снимите флажок Включая подчиненные подразделения. По умолчанию флажок установлен.

*Сформировать по. Сотрудники, информацию о которых необходимо отобразить в отчете. Возможные значения:

•Всем сотрудникам. В отчет попадет информация о сотрудниках, которые получили задание на ознакомление. Выберите, если при ознакомлении под личную подпись сотрудники расписываются в журнале, где нет полного списка участников ознакомления. Так вы найдете сотрудников, которые еще не поставили личную подпись;

•Только ознакомленным сотрудникам. В отчет попадет информация о сотрудниках, которые выполнили задание на ознакомление. Выберите для формирования итогового листа ознакомления, когда нужна окончательная информация только о сотрудниках, ознакомленных с документом;

•Только неознакомленным сотрудникам. В отчет попадет информация о сотрудниках, которые не выполнили задание на ознакомление. Выберите при промежуточном контроле для поиска сотрудников, которые еще не ознакомились с документом.

*Версия. В отчет попадет информация только о сотрудниках, которые ознакомились с выбранной версией документа. Для выбора доступны только те версии, по которым отправлены задачи на ознакомление. По умолчанию указывается последняя версия, отправленная на ознакомление.

Важно. Если отчет формируется из карточки задачи на ознакомление или задания на завершение работ по ознакомлению, то поле *Версия документа не отображается. Отчет автоматически формируется по той версии документа, с которой отправлена задача. Если отчет формируется по документу без содержимого, то поле также не отображается. В отчет попадет информация в целом по документу, без учета версий.

Результат формирования отчета

Если отчет сформирован из карточки задачи на ознакомление или задания на завершение работ по ознакомлению, то отобразится список сотрудников с учетом указанных параметров отчета. Если отчет сформирован из карточки документа, то сотрудники в списке группируются по задачам на ознакомление, в рамках которых они получили задания.

Примечание. Если у документа есть скрытые версии, а у сотрудника нет прав на изменение, то отчет из карточки документа формируется только по видимым версиям.

Чтобы быстро открыть задачу, перейдите по ссылке рядом с ее названием. Чтобы открыть задание конкретного сотрудника, перейдите по ссылке в колонке ИД задания.

В колонке Статус отображается пустое поле, если сотрудник не ознакомился с документом, иначе отображается значение «Ознакомлен». При этом, если при ознакомлении в электронном виде задание выполнено по замещению, то отображается значение «Выполнено».

В колонке Примечание указывается сотрудник, который выполнил задание по замещению, и комментарий, который он оставил. На основании комментария примите решение, считать сотрудника ознакомленным с документом или нет. Подробнее см. пример формирования отчета для итогового контроля при ознакомлении в электронном виде.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024