Чтобы найти сотрудников, которые еще не ознакомились с документом, поторопить их и завершить ознакомление в срок:

1.Сформируйте отчет из карточки задачи на ознакомление. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Лист ознакомления.

2.В окне параметров листа ознакомления укажите, что отчет нужно сформировать только по сотрудникам, которые еще не ознакомлены с документом.

3.В открывшемся отчете посмотрите список сотрудников. Напомните им любым удобным способом, что нужно ознакомиться с документом.

Чтобы убедиться, что все сотрудники лично ознакомились с документом:

1.Сформируйте отчет из задания на завершение работ по ознакомлению. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Лист ознакомления.

2.В окне параметров отчета укажите, что лист ознакомления нужно сформировать по всем сотрудникам.

3.В открывшемся отчете найдите сотрудников, у которых задание выполнено по замещению. Для них в столбце Статус указано значение «Выполнено». В колонке Примечание указан сотрудник, который выполнил задание по замещению, и комментарий, который он оставил.

4.Дальнейшие действия зависят от причины, по которой замещающий выполнил задание:

•сотрудник ушел в отпуск и замещающий выполнил задание за него, чтобы не задерживать ознакомление с документом. Повторно отправьте документ отсутствующему сотруднику задачей на ознакомление с новым сроком;

•сотрудник уволен и замещающий выполнил задание за него. Повторно отправлять документ не нужно;

•секретарь выполнил задание за руководителя. Если выполнение задания входит в должностные обязанности секретаря и есть документ, который подтверждает его полномочия, то руководителя можно считать ознакомленным. Иначе повторно отправьте документ задачей на ознакомление руководителю.

Для оформления результатов ознакомления, распечатайте отчет и подшейте его вместе с документом в дело. Чтобы отобразить в листе ознакомления только итоговую информацию о сотрудниках, которые ознакомились с документом:

1.Сформируйте отчет из карточки документа. Для этого на панели действий в выпадающем списке Отчеты выберите пункт Лист ознакомления.

2.В окне параметров листа ознакомления укажите, что отчет нужно сформировать:

•только по сотрудникам, которые ознакомлены с документом;

•по версии документа, с которой должны ознакомиться сотрудники.

3.Распечатайте лист ознакомления, поставьте свою личную подпись в поле Распечатал и поместите в дело вместе с основным документом.

Возникают ситуации, когда необходимо установить факт ознакомления сотрудника с определенной версией документа. Например, подтверждение требуется при судебных разбирательствах. Чтобы подтвердить ознакомление с документом:

1.Сформируйте отчет из карточки документа. Для этого на панели действий в выпадающем списке Отчеты выберите пункт Лист ознакомления.

2.В окне параметров листа ознакомления укажите, что отчет нужно сформировать:

•только по сотрудникам подразделения, в котором работает нужный сотрудник;

•только по сотрудникам, которые ознакомлены с документом;

•по версии документа, которая отправлялась на ознакомление сотруднику.

3.В открывшемся отчете найдите нужного сотрудника. Если в колонке Статус указано значение «Ознакомлен», то можно считать, что сотрудник действительно ознакомлен с документом.

Лист ознакомления

Формирование отчета при ознакомлении под личную подпись

Завершение работ по ознакомлению