Правила назначения прав доступа на документы используются для автоматической выдачи сотрудникам прав сразу на все документы определенных видов, наших организаций и подразделений. Это позволяет упростить настройку прав доступа: при создании документов не нужно вручную выдавать права каждому сотруднику.

Например, можно настроить правила, по которым:

•для главного бухгалтера назначаются права на изменение всех финансово-хозяйственных документов и связанных с ними договорных документов для доступа ко всем документам финансового архива;

•для сотрудника юридического отдела назначаются права на просмотр всех договорных документов.

Примечание. Права на документы по настроенным правилам автоматически назначаются сотрудникам с помощью фонового процесса «Документооборот. Массовое назначение прав на документы».

При первоначальной настройке системы:

•выполните рекомендации для массового назначения прав, если система установлена локально;

•создайте правила назначения прав.

В дальнейшем можно менять настройки назначения прав. Например, если появилось новое подразделение, для которого нужно назначить права на виды документов, или изменился объем ОЗУ на сервере.

При миграции документов из других СЭД в Directum RX необходимо учитывать особенности назначения прав для обеспечения стабильной работы системы.

Настройка для массового назначения прав

Иногда необходимо выдать права сотрудникам на ранее созданные в системе документы. В таком случае при сохранении карточки правила запускается массовое назначение прав. Чтобы ускорить этот процесс, при назначении прав документы делятся на пакеты. По умолчанию максимальное количество документов в пакете – 100, а всего пакетов – 70. Администратор может настраивать эти параметры в зависимости от возможностей аппаратного обеспечения в компании:

1.Для стабильной работы пользователей в системе настройте расписание запуска фонового процесса «Документооборот. Массовое назначение прав на документы». Если документов много и нагрузка на сервер в рабочее время высокая, то рекомендуется запускать фоновый процесс в выходные дни или другое нерабочее время.

2.В базе данных откройте таблицу sungero_docflow_params:

3.В параметре AccessRightsBulkProcessingBatchSize укажите количество документов в одном пакете.

Чтобы выяснить оптимальное значение, воспользуйтесь формулой:

Количество документов = Объем ОЗУ на сервере*10

Например, сервис асинхронных событий (Worker) развернут на сервере c ОЗУ в 11Гб. Оптимальное количество документов по формуле: 11*10 = 110 шт.

4.В параметре AccessRightsBulkProcessingJobQueueItemsLimit укажите количество пакетов, для которых выдача прав должна запускаться одновременно.

Чтобы выяснить оптимальное значение, воспользуйтесь формулой:

Количество пакетов = Количество потоков на сервисе Worker*Интервал запуска фонового процесса

Например, фоновый процесс запускается раз в 30 минут, на сервисе Worker выделено 8 потоков. Оптимальное количество пакетов по формуле: 8*30 = 240 шт.

Примечание. Фоновый процесс может одновременно назначать права на столько пакетов, сколько указано в параметре. К примеру, всего нужно обработать 200 пакетов документов. За один раз фоновый процесс может обрабатывать 100 пакетов, но за настроенный интервал времени обработал только 80 из-за высокой нагрузки на сервере или по другой причине. В очереди осталось еще 20 пакетов, поэтому в следующий раз фоновый процесс доберет для назначения прав только 80.

Создание правила назначения прав

Чтобы создать правило назначения прав:

1.На обложке модуля «Настройки документооборота» в группе «Настройки документооборота» выберите пункт Правила назначения прав.

В открывшемся списке нажмите на кнопку , в выпадающем списке выберите пункт Правило назначения прав и задайте имя правила.

2.Заполните критерии, по которым определяется, для документов каких видов (для договоров – категорий), наших организаций и подразделений выполнится правило.

ПОДРОБНЕЕ

3.В табличной части «Назначение прав» укажите, кто из сотрудников и какие права получит в рамках правила:

*Группы и сотрудники. Сотрудники, подразделения, наши организации, роли и группы, которым назначаются права. В поле недоступны для выбора некоторые системные роли, например «Администраторы» и «Аудиторы».

Совет. Чтобы в дальнейшем сократить время настройки прав и уменьшить нагрузку на систему, в поле рекомендуется указывать группы, роли или подразделения, а не конкретных сотрудников. Например, в поле указано подразделение, в котором появились новые сотрудники. Им нужно выдать права на необходимые для работы документы. В таком случае в правило назначения прав не нужно добавлять новых сотрудников, так как они прикрепляются к подразделению через обязательное поле в карточке сотрудника и автоматически получают права.

*Тип прав, которые получат сотрудники. Возможные значения: Просмотр, Изменение, Полный доступ.

4.Сохраните карточку правила. В результате, если установлен флажок Назначать права на созданные ранее документы, в поле Массовое назначение прав установится статус Запланировано. Когда запустится выдача прав, статус сменится на В процессе.

Во время назначения прав карточка правила недоступна для изменений, кроме полей Имя и Примечание. В карточке отображается соответсвующее предупреждение. Чтобы остановить процесс или внести изменения:

1.Нажмите на ссылку в предупреждении или на кнопку Прекратить назначение прав:

2.В открывшемся окне подтверждения нажмите на кнопку Да. Внесите изменения и сохраните карточку. После этого процесс запустится повторно.

По окончании выдачи прав карточка правила станет доступна для изменений, а поле Массовое назначение прав очистится.

Особенности назначения прав при миграции документов

Когда компании переходят на Directum RX с других СЭД, например при импортозамещении, им может понадобиться перенести ранее созданные документы. Для этого в среде разработки программист компании может создать фоновый процесс, запускающий код миграции. Если в системе уже настроены правила выдачи прав и установлен флажок Назначать права на созданные ранее документы, массовая выдача прав на документы одновременно с миграцией может чрезмерно нагружать систему, поэтому рекомендуется разграничить эти процессы.

Примечание. Для миграции документов необходима лицензия на среду разработки.

Чтобы перенос документов прошел без лишней нагрузки на систему, необходимо следовать рекомендациям:

1.Временно переведите карточку правила назначения прав в состояние «Закрытая». Затем в среде разработки в коде миграции разработчику нужно заполнить параметр GrantAccessRightsToDocumentAsync в значении false. Таким образом отключается выполнение асинхронного обработчика GrantAccessRightsToDocument (Асинхронная выдача прав на документ).

 Пример. Заполнение параметра GrantAccessRightsToDocumentAsync для переноса документов

// Получить из другой системы метаданные в виде объекта.

<…>
// Создать документ, заполнить карточку.
<…>
// Остановить запуск асинхронного обработчика для назначения прав.
var documentParams = ((Sungero.Domain.Shared.IExtendedEntity)document).Params;
if (documentParams.ContainsKey(Sungero.Docflow.PublicConstants.OfficialDocument.GrantAccessRightsToDocumentAsync))
  documentParams.Remove(Sungero.Docflow.PublicConstants.OfficialDocument.GrantAccessRightsToDocumentAsync);
document.Save();

2.Запустите фоновый процесс для миграции и дождитесь переноса документов в систему.

3.Переведите карточку правила назначения прав в состояние «Действующая».

4.Для стабильной работы пользователей в системе настройте расписание фонового процесса «Документооборот. Массовое назначение прав на документы». Время запуска рекомендуется запланировать на выходные или другое нерабочее время.

Таким образом миграция и назначение прав происходят постепенно, система не перегружается.

СМ. ТАКЖЕ