Чтобы создать приложение к документу:

1.В проводнике системы нажмите на кнопку . В выпадающем списке выберите Прочее, в открывшемся окне в группе «Документооборот» выберите Приложение к документу. Заполните поля в открывшейся карточке:

ПОДРОБНЕЕ

2.Добавьте содержимое приложения с помощью кнопки Создать из файла, Создать из шаблона, Создать со сканера и Подготовить текст на панели действий.

 ПРИМЕЧАНИЕ. При создании содержимого документа по кнопке Подготовить текст используется общий шаблон запроса. При необходимости администратор системы может скорректировать его или создать новый.

3.Настройте права доступа на документ. По умолчанию для приложения копируются права доступа из ведущего документа.

4.Сохраните карточку документа.

5.При необходимости отредактируйте содержимое документа.

Когда необходимо добавить к документу сразу несколько приложений, следует воспользоваться массовой загрузкой. Она существенно экономит время. Например, от контрагента поступил договор и сотруднику нужно прикрепить к нему спецификацию, сметный расчет, а также план-график работ.

Чтобы создать приложения:

1.В карточке документа на панели действий в выпадающем списке Связи выберите пункт Добавить приложения:

2.В открывшемся окне по ссылке Загрузить выберите файлы для загрузки. В результате выбранные файлы отобразятся в окне:

Если к первоначальным файлам нужно добавить еще, то нажмите на ссылку Загрузить повторно. Если приложение с таким именем уже загружено, то к названию автоматически добавляется постфикс.

Допустимый общий размер файлов для загрузки – 500 МБ.

Чтобы удалить все файлы из окна добавления приложений, нажмите на ссылку Очистить.

3.Нажмите на кнопку Добавить.

Загружаемые файлы создаются с типом «Приложение к документу». При необходимости тип документа можно изменить. Карточки приложений автоматически заполняются и привязываются к ведущему документу.

При загрузке файлов размером больше 500 МБ появляется предупреждение. В таком случае выполните рекомендации:

•если для загрузки выбрано несколько документов, уменьшите их количество в диалоговом окне и нажмите кнопку Добавить. Затем импортируйте оставшиеся;

•если для загрузки выбран один файл, занесите его в систему, выбрав в выпадающем списке Связи пункт Создать приложение.

Посмотреть все связанные с документом приложения можно в его карточке на закладке Связи:

ПРИМЕЧАНИЕ. Приложение, добавленное по ошибке, можно открепить от ведущего документа.

4.Настройте права доступа на приложения. По умолчанию для них копируются права доступа из ведущего документа.

5.Сохраните карточку документа.

Если приложение было добавлено по ошибке, его связь с ведущим документом можно удалить. Для этого:

1.В карточке документа на панели действий нажмите на кнопку и в выпадающем списке Связи выберите пункт Удалить связь.

Тип приложения изменится на «Простой документ», а состояние – на «Устаревший».

ПРИМЕЧАНИЕ. У приложения с включенным строгим доступом нельзя удалить связь с ведущим документом. Если у вас есть полные права на документ, отключите строгий доступ и удалите связь.

2.Cохраните и закройте карточку простого документа.

В результате связь между приложением и ведущим документом удалится. Добавленное по ошибке приложение сохранится в системе как простой устаревший документ.

Чтобы посмотреть основание для подписания или изменить его, на панели действий в выпадающем списке Подписание выберите пункт Показать основание.

В результате на карточке появятся поля:

•Подписал. Сотрудник нашей организации, подписавший документ. В поле для выбора доступны только сотрудники, для которых настроено право подписи соответствующих документов;

•Основание. Право подписи, по которому подписывается документ. Поле доступно для изменения, если заполнено поле Подписал. По умолчанию заполняется правом подписи сотрудника, который подписал документ.

В приложении с типом нумерации «Нумеруемый» появится только поле Основание.

Поля заполняются автоматически при подписании документа. При этом есть особенности:

•если для приложения не указано основание, то оно подписывается на том же основании, что и ведущий документ;

•если для ведущего документа и приложения не указано основание, то при подписании подбирается подходящее для них право подписи по приоритету.

ВАЖНО. Если поля заполнились неверно, например, из-за некорректной настройки прав подписи, то следует изменить значения вручную и подписать документ повторно.

При последующем открытии карточки поля скрываются.

Чтобы посмотреть актуальность эл. доверенности контрагента на сайте ФНС, в выпадающем списке Подписание выберите пункт Открыть МЧД контрагента.

Если в организации параллельно ведется бумажное делопроизводство, заполните поля группы Хранение:

•Количество листов в бумажном экземпляре документа;

•Количество листов приложений к документу в бумажном виде. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на форму с помощью редактора форм.

Остальные поля заполняются делопроизводителем. Подробнее см. раздел «Обработка входящего документа».

При последующем открытии карточки поля скрываются.

Создание документов

Связи документов

Создание связанного документа

Создание договора