Система Directum RX цифровизует работу с документами организации. Сотрудники могут создавать, регистрировать, согласовывать и обмениваться разными типами документов в электронном виде. Это существенно сокращает денежные издержки и трудозатраты на ведение бумажного документооборота.

Чтобы документ появился в системе, его можно создать с нуля, например используя готовый шаблон, или занести уже существующий, если он получен по почте или в электронном письме. Directum RX позволяет свести ручные действия по занесению таких документов на нет.

Автоматическое занесение документов состоит из трех шагов:

1.Документы поступают:

•в электронном виде – на почту организации;

•бумажные – через сканер в специальную папку.

2.Служба ввода документов (DCS) забирает документы с электронной почты или из папки, делит их на комплекты и заносит их в систему Directum RX.

3.Делопроизводитель получает задание на верификацию, проверяет корректность комплекта и при необходимости делит его на разные документы с помощью инструментов перекомплектования.

Чтобы автоматизировать занесение документов в систему:

1. Установите и настройте службу ввода документов.

2. Установите инструменты перекомплектования.

3.В модуле «Настройки документооборота» настройте источники поступления документов: с электронной почты или со сканера.

Стандартную функциональность занесения документов можно дополнить, используя интеллектуальные возможности системы в поставке Directum RX Intelligence. В ней искусственный интеллект берет на себя максимальное количество задач по обработке:

•распознает текст и извлекает из него факты, чтобы классифицировать поступившие документы;

•добавляет полученные из текста факты в карточки документов. При этом использует данные, которые уже есть в системе: ФИО персоны, ИНН и КПП контрагента и т.д. Сотруднику остается только проверить корректность этой информации, а не заполнять ее вручную;

•извлекает текстовый слой из нередактируемых форматов, чтобы сотрудники могли найти документы по фрагменту текста с помощью полнотекстового поиска;

•сравнивает содержимое документов и отображает отличия в отчете.

Искусственный интеллект самостоятельно обучается в процессе работы, документ за документом, расширяя свои возможности и упрощая работу делопроизводителям, бухгалтерам и сотрудникам договорных отделов.