Модуль «Контрагенты» предназначен для управления сведениями об организациях и физических лицах, с которыми осуществляется взаимодействие, например, ведется договорная работа либо обмен корреспонденцией. Модуль входит в базовую функциональность системы, лицензия на него не требуется.

Все данные об организациях, физических лицах и банках, например, контактная информация, заносятся в систему. Для хранения данных используются справочники «Организации», «Контакты», «Персоны», «Банки». Данные об организациях можно быстро заполнить информацией из ЕГРЮЛ (для юридических лиц) и ЕГРИП (для индивидуальных предпринимателей) по ОГРН, ИНН или наименованию контрагента.

В карточках записей справочников устанавливается электронный обмен документами с контрагентами и нашими организациями.

По умолчанию модуль доступен сотрудникам, которые входят в предопределенные роли «Пользователи с доступом к контрагентам» и «Ответственные за контрагентов».

Создавать новые записи справочников могут сотрудники, входящие в роль «Ответственные за контрагентов». Создание доступно в списках записей справочников или при заполнении полей в карточках документов. Например, если в качестве корреспондента во входящем письме нужно указать организацию, которой нет в справочнике

Проверить надежность своих контрагентов, открыв страницу с подробной информацией о нужном контрагенте на одном из сайтов проверки. Также сотрудники могут сформировать досье по каждому контрагенту и занести в систему документы со сведениями, которые необходимы для заключения договоров с ним. Например, копии свидетельства о государственной регистрации, выписки из ЕГРЮЛ/ЕГРИП и другие.

Чтобы обеспечить работу со справочниками, облегчить поиск и избежать дублирующих записей, уделяйте внимание:

•работе сотрудников компании со справочниками;

•корректному и полному заполнению данных об организациях.

Общие правила работы со справочниками модуля

При работе со справочниками модуля рекомендуется:

•максимально полно заполнять необходимую информацию в карточках записей;

•при создании новой записи проверять существующие записи в справочнике, чтобы не создавать дубли.

Совет. Чтобы избежать появления дублей, включите в роль «Ответственные за контрагентов» только сотрудников, которые отвечают за занесение информации о контрагентах.

Если вы обнаружили в справочнике дубли:

1.Определите, какая запись является корректной. Выберите запись, в которой заполнено больше данных, установлен электронный обмен с нашей организацией или которая указана в большем количестве документов в качестве корреспондента (для входящих и исходящих документов) или контрагента (для договорных документов). Чтобы посмотреть список документов, в карточке записи справочника на панели действий в выпадающем списке Поиск выберите пункт Документы по контрагенту.

2.При необходимости дополните карточку корректной записи недостающими данными.

3.Найдите все документы, в которых указана дублирующая запись, и укажите в них корректную. Чтобы изменить значение поля Корреспондент (или Контрагент, для договоров) нужно отменить регистрацию документа и в поле Согласование установить значение На доработке.

Примечание. Чтобы скорректировать информацию во всех документах независимо от прав доступа, выполнять данную операцию лучше администратору системы.

4.В карточке дублирующей записи в поле Примечание укажите «Дубль». Затем в поле Состояние укажите значение Закрытая. Сохраните и закройте запись.

СМ. ТАКЖЕ