Документы > Регистрация документов > Контроль пропусков номеров в журнале регистрации

При регистрации входящих, исходящих и внутренних документов в журнале регистрации могут остаться пропуски номеров. Чтобы в журнале регистрации не оставалось пропусков, делопроизводитель может отследить их при помощи отчета и ввести при регистрации нового документа.

Примечание. Формирование отчета доступно сотрудникам, которые входят в роль «Делопроизводители» и «Аудиторы», а также администратору системы.

Сформировать отчет можно одним из способов:

Параметры отчета

*Журнал, в котором нужно найти пропущенные номера. Поле отображается, если отчет формируется через обложку модуля «Делопроизводство» или «Настройки документооборота».

Если отчет формируется:

•из карточки журнала регистрации, то в отчет попадут пропущенные номера из данного журнала;

•из списка записей справочника «Журналы регистрации», в отчет попадут пропущенные номера из журнала, который выделен в списке.

Регистрация документов в журнале может вестись в разрезе ведущего документа, нашей организации или подразделения. В этом случае пропущенные номера определяются в рамках конкретного ведущего документа, нашей организации или подразделения. Для этого в окне параметров отчета отобразится соответствующее поле. Например, если нумерация документов в журнале ведется в разрезе подразделений, то отобразится поле *Подразделение. Укажите в нем наименование подразделения, для которого найти пропущенные номера.

*Период, за который нужно найти пропущенные номера. Если для журнала регистрации, в котором ищутся пропущенные номера, в качестве периода нумерации установлен:

•год или нумерация документов сквозная, то сформировать отчет можно за текущий год/квартал/месяц, прошлый год/квартал/месяц;

•квартал, то сформировать отчет можно за текущий квартал/месяц/неделю, прошлый квартал/месяц/неделю;

•месяц, то сформировать отчет можно за текущий месяц/неделю, прошлый месяц/неделю.

•день, то сформировать отчет можно за текущий день.

Результат формирования отчета

В результате откроется отчет со списком номеров указанного журнала регистрации. Все пропущенные номера выделяются красным цветом:

ПОДРОБНЕЕ

В отчете отображается список зарегистрированных документов и пропущенных номеров в журнале регистрации. При этом если пропущено три и более номеров подряд, то в отчете они указываются в одной строке.

Для каждого документа в отчете отображается:

•дата регистрации.

Примечание. Если дата регистрации документа меньше, чем дата регистрации документа с меньшим порядковым номером, то значение в колонке Дата рег. выделяется красным цветом. В колонке Рег. номер отображается значение «Нарушена хронология присвоения рег. номера». Например, если у документа с порядковым номером 9 дата регистрации меньше, чем у документа с порядковым номером 8.

•регистрационный номер – номер, с которым зарегистрирован документ. Присваивается в соответствии с форматом номера журнала регистрации. Например, ДЗ-01/18-ОП.

Примечание. Если регистрационный номер документа не соответствует формату номера журнала регистрации, то для него в колонке Порядковый номер отображается значение «Не соотв. формату». Например, если для договора номер задан в формате «номер инициатора договора»/«номер другой стороны». Подробнее см. рекомендацию «Присвоение регистрационного номера договору».

•порядковый номер – номер документа в журнале регистрации. Например, у первого документа, который зарегистрирован в журнале, порядковый номер 1, у второго – 2 и т.д. Присваивается в пределах периода и разреза нумерации, которые указаны для журнала регистрации;

•наименование документа и примечание из карточки документа, если оно заполнено;

•идентификатор документа в системе. Чтобы быстро открыть документ, перейдите по ссылке в колонке ИД.

Если у вас нет прав на просмотр документа, то его номер (регистрационный и порядковый), дата регистрации и ИД документа также отобразятся в отчете, но в колонке Имя документа будет указано «На документ требуются права доступа».

СМ. ТАКЖЕ