Документы > Регистрация документов > Резервирование регистрационного номера

При необходимости до регистрации для документа можно зарезервировать номер в журнале регистрации. Например, чтобы включить номер в текст документа до согласования и подписания. Резервирование номеров доступно для всех документов, кроме документов входящего документопотока.

Сотрудник может зарезервировать регистрационный номер для документа, который относится к регистрируемому виду документов, если:

•для вида документов создана настройка регистрации с типом Резервирование. При этом сам документ относится к нашей организации и подразделению, которые указаны в настройке регистрации.

Примечание. Если в настройке регистрации не указана наша организация или подразделение, то сотрудник сможет зарезервировать номер для любых документов этого вида.

•для вида документов нет настройки регистрации с типом Резервирование. При этом сотрудник входит в группу регистрации с правами на регистрацию документов в журнале, который указан при резервировании.

Совет. Если хотите, чтобы после создания документа в его содержимое добавились данные из карточки и зарезервированный регистрационный номер, сделайте следующее:

1.Создайте документ в системе и заполните поля карточки.

2.Зарезервируйте регистрационный номер для документа.

3.Добавьте содержимое документа из шаблона, в котором настроено автозаполнение регистрационного номера и других данных из карточки документа.

После резервирования номера карточка документа автоматически сохранится. В содержимое добавятся данные из заполненных полей и зарезервированный регистрационный номер.

Если документ уже создан в системе, то чтобы зарезервировать регистрационный номер:

1.В карточке документа на панели действий в выпадающем списке Регистрация выберите пункт Присвоить номер.

2.Проверьте и при необходимости скорректируйте данные в окне резервирования номера.

ПОДРОБНЕЕ

*Журнал регистрации документов. Журнал может определяться автоматически согласно настройкам системы.

*Дата регистрации документа. Заполняется автоматически текущей датой.

*Рег. №. Предварительный регистрационный номер, который предлагается зарезервировать. Заполняется автоматически.

Примечание. Если в журнале одновременно регистрируются документы или резервируются номера, то после нажатия на кнопку Зарезервировать зарезервированный номер может быть больше, чем предлагаемый порядковый номер.

В формате номера журнала регистрации может использоваться:

•код вида документа, нашей организации или подразделения, к которым относится документ. Если в карточках соответствующих записей код не указан, то в окне резервирования номера отобразится сообщение об этом. В этом случае обратитесь к администратору системы;

•индекс дела. Если в карточке документа не указано дело, то в окне резервирования номера отобразится сообщение об этом. В этом случае в карточке документа укажите дело и повторно нажмите на кнопку Зарезервировать;

•код контрагента. Если в карточке соответствующей организации, банка или персоны код не указан, то документу присвоится номер без кода контрагента.

При необходимости введите регистрационный номер вручную. Для этого установите флажок Ввести номер вручную и в поле *Рег. № укажите новый номер. При этом:

•для входящих, исходящих и внутренних документов регистрационный номер должен соответствовать формату номера журнала регистрации, он может быть больше или равен предварительному порядковому номеру;

•для договорных документов номер может не соответствовать формату номера журнала регистрации. Он указывается в соответствии с особенностями присвоения регистрационного номера договору.

Также можно указать пропущенный номер из журнала регистрации. Для этого нажмите на ссылку Пропущенные номера. В открывшемся отчете выберите пропущенный номер и введите его в поле *Рег. №.

3.Нажмите на кнопку Зарезервировать.

В результате для документа будет зарезервирован номер в указанном журнале регистрации, который в дальнейшем будет использоваться при регистрации документа. В карточке документа появится соответствующее сообщение. В группе полей «Жизненный цикл» в поле Регистрация установится значение Зарезервирован:

Примечание. При необходимости вручную напишите зарезервированный регистрационный номер на бумажном экземпляре документа.

СМ. ТАКЖЕ