Документы > Регистрация документов

Присвоение номера необходимо для удобного учета, однозначной идентификации и корректного наименования документов.

Примечание. Если в системе настроена автоматическая нумерация документа, то в карточке появится соответствующая подсказка. При сохранении карточки документу будет присвоен номер и текущая дата.

Сотрудник может вручную присвоить номер документу, если:

•у него есть права на изменение документа;

•документ относится к нумеруемому виду документов, для которого создана настройка регистрации с типом Нумерация;

•документ относится к нашей организации и подразделению, указанным в настройке регистрации. Если в настройке регистрации не указана ни одна наша организация или подразделение, то сотрудник сможет присвоить номер для документов этого вида, относящихся к любым нашим организациям и подразделениям.

Чтобы присвоить номер:

1.В карточке документа проверьте заполнение полей и на панели действий в выпадающем списке Регистрация выберите пункт Присвоить номер.

2.Проверьте и при необходимости скорректируйте данные в окне присвоения номера.

ПОДРОБНЕЕ

*Дата документа. Заполняется автоматически текущей датой.

*№ док. Предварительный номер, который предлагается для нумерации документа. Заполняется автоматически. Например, если к договору уже относится одно дополнительное соглашение, то данному дополнительному соглашению будет присвоен номер 2.

В формате номера журнала регистрации может использоваться:

•код вида документа, нашей организации или подразделения, к которым относится документ. Если в карточках соответствующих записей код не указан, то в окне присвоения номера отобразится сообщение об этом. В этом случае обратитесь к администратору системы;

•индекс дела. Если в карточке документа не указано дело, то в окне присвоения номера отобразится сообщение об этом. В этом случае в карточке документа укажите дело и повторно нажмите на кнопку Пронумеровать;

•код контрагента. Если в карточке соответствующей организации, банка или персоны код не указан, то документу присвоится номер без кода контрагента.

При необходимости, введите номер вручную, например, если дополнительное соглашение поступило в нашу организацию от контрагента с уже присвоенным ему номером. Для этого установите флажок Ввести номер вручную. Поле *№ док. станет доступно для изменения

3.Нажмите на кнопку Пронумеровать.

После присвоения номера основные поля карточки документа станут доступны только для просмотра.

СМ. ТАКЖЕ