Согласно регламенту организации документы могут подлежать регистрации или нумерации, в зависимости от их вида. При регистрации или нумерации документам присваивается определенный номер.

Нумерация документов

Нумерация документов позволяет вести удобный учет, однозначно идентифицировать документы. Нумерации подлежат виды документов, которые не регистрируются согласно регламенту, но должны иметь идентификационный номер. К таким видам документов относятся, например акты к договорам и дополнительные соглашения.

Чтобы настроить нумерацию документов, создайте:

1.Виды документов, которые будут подлежать нумерации. Например, Акт к договору, Дополнительное соглашение.

2.Журналы регистрации, в которых не указана группа регистрации. Это необходимо, чтобы все сотрудники смогли присваивать номера документам. В журналах задайте формат номера для документов.

3.Настройки регистрации с типом Нумерация.

В результате для присвоения номера в карточках документов выбранных видов на панели действий будет доступна кнопка Присвоить номер.

Если документам нужно автоматически присваивать номер при сохранении в системе, то настройте автоматическую нумерацию. Для этого в карточке вида документа установите флажок Автоматическая нумерация.

Примечание. Если для каждой нашей организации входящая корреспонденция должна нумероваться по-разному, то создайте разные настройки регистрации и журналы регистрации.

Регистрация документов

Регистрация документов позволяет подтвердить факт создания, отправки или получения документа. Регистрации подлежат виды документов, требующие учета, исполнения или использования в справочных целях. К таким видам документов относятся, например входящие и исходящие письма, приказы, договоры.

Чтобы настроить регистрацию документов, создайте:

1.Виды документов, которые будут подлежать регистрации. Например, Исходящее письмо, Приказ.

2.Группы регистрации, сотрудники которых будут регистрировать документы.

3.Журналы регистрации, по которым будет определяться формат регистрационного номера и в которых будут регистрироваться документы.

4.Настройки регистрации с типом Регистрация, по которым для документа будет автоматически подбираться журнал регистрации в соответствии с реквизитами документа.

В результате для регистрации документа в карточках документов выбранных видов на панели действий будет доступна кнопка Зарегистрировать.

Примечание. Если для каждой нашей организации входящая корреспонденция должна нумероваться по-разному, то создайте разные настройки регистрации и журналы регистрации.

Резервирование номеров документов

Если необходимо до регистрации документа указать для него номер и дату регистрации, то для документа резервируется номер. Резервирование номеров можно настроить, например, для вида Исходящее письмо.

Примечание. Резервирование номеров доступно для всех документов, кроме документов входящего документопотока.

Чтобы настроить резервирование номеров для регистрируемых документов создайте настройку регистрации с типом Резервирование.

В результате для резервирования номера в карточках документов выбранных видов на панели действий будет доступна кнопка Присвоить номер.

СОВЕТ. После задания настроек для регистрации и нумерации проверьте их полноту и корректность на соответствие регламенту организации. Для этого используйте отчет «Настройка регистрации и нумерации документов».

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024