Некоторые исходящие документы отправляются сразу нескольким адресатам (многоадресное письмо). При этом для разных адресатов способ доставки документа может отличаться.

Чтобы указать несколько адресатов:

1.В карточке исходящего документа на панели действий нажмите на «залипающую» кнопку Несколько адресатов.

Примечание. Если создается многоадресное исходящее письмо, то в его карточке на закладке «Свойства» в поле *Корреспондент автоматически укажется значение По списку рассылки. При этом поля *Корреспондент и Адресат станут доступны только для просмотра.

2.Перейдите на закладку «Адресаты»:

3.В области «Список рассылки письма» добавьте строку, например, при помощи кнопки Добавить строку на панели действий и заполните поля:

*Корреспондент. Организация, персона или банк, которому будет отправлен документ.

Адресат. Контактное лицо, на имя которого отправляется документ.

Способ доставки документа адресату.

№ отправления. Уникальный идентификатор, по которому можно отследить отправление.

Дата отправки бумажного экземпляра документа. Поле автоматически заполняется после отправки документа через сервис обмена. Если документ отправляется через сервис обмена повторно, дата обновляется на актуальную.

4.Если вы часто отправляете документы выбранным адресатам, то сохраните их в список рассылки, чтобы повторно использовать список при следующей отправке документов. Для этого нажмите на кнопку Сохранить список.

Чтобы автоматически заполнить участников из списка рассылки, нажмите на кнопку Заполнить из списка. Откроются списки рассылки, на которые у вас есть права. Выберите подходящий список.

5.Перейдите на закладку «Свойства» и продолжите создание исходящего документа.

Примечание. При необходимости многоадресное исходящее письмо можно изменить на письмо с одним адресатом. Для этого повторно нажмите на панели действий на «залипающую» кнопку Несколько адресатов. Появится предупреждение, что удалятся все адресаты кроме первого. Если у письма должен быть другой адресат, вручную укажите его на закладке «Свойства».

Печать листа рассылки

Если адресатов, которым отправляется исходящий документ, больше четырех, то принято составлять лист рассылки документа. В нем указывается перечень адресатов и их адреса. После отправки исходящих документов, бумажный экземпляр листа рассылки помещается в дело вместе с документом.

Чтобы сформировать лист рассылки, в карточке исходящего документа на закладке «Адресаты» нажмите на кнопку Печать листа рассылки. В текстовом редакторе откроется документ:

Распечатайте лист рассылки и поместите его в дело вместе с бумажным экземпляром исходящего письма.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024