Сотрудник создает исходящий документ в системе, редактирует содержимое документа и отправляет задачей на согласование по регламенту.

Руководителю инициатора задачи на согласование по регламенту придет задание, в рамках которого он:

•просматривает документ, оставляет комментарии в тексте задания;

•проверяет и при необходимости корректирует подписывающего и список дополнительных согласующих, если в регламенте есть соответствующие этапы согласования;

•выполняет задание с результатом Согласовать или На доработку.

Задания на этапе придут обязательным и дополнительным согласующим и одновременно или последовательно, в зависимости от настроек в соответствующем этапе согласования.

При получении заданий согласующие:

•знакомятся с содержанием исходящего документа и проверяют его корректность;

•оставляют комментарии в тексте задания;

•выполняют задание с результатом Согласовать или На доработку.

Если исходящий документ будет отправлен корреспонденту в бумажном виде, то после согласования формируется задание на печать документа и передачу на подпись. Задание отправляется сотруднику, ответственному за печать. Он распечатывает все необходимые документы и относит их подписывающему. После этого выполняет задание.

Согласно регламенту документ может быть подписан следующим образом:

•на документ ставится ЭП в системе и при необходимости подписывается бумажный экземпляр документа. В этом случае подписывающему придет задание на подписание. Он проверяет документ, при необходимости подписывает бумажный экземпляр и выполняет задание с одним из результатов: Подписать, На доработку или Отказать;

•подписывается бумажный экземпляр документа. В этом случае помощнику подписывающего в системе придет задание на подтверждение подписания документа. Он выполняет задание в соответствии с решением подписывающего.

Если по регламенту документ должен быть зарегистрирован, ответственному за регистрацию придет задание на регистрацию документа. Он регистрирует документ и выполняет задание.

Исходящий документ отправляется корреспонденту. Сотрудник, ответственный за отправку, определяется согласно регламенту организации. В системе ему приходит задание на отправку документа контрагенту. В зависимости от способа доставки документа корреспонденту:

•сотрудник отправляет электронный документ через сервис обмена;

•сотрудник оправляет необходимое количество бумажных экземпляров документа. Для отправки документов по почте в системе предусмотрена печать конвертов.

После отправки документа сотрудник выполняет задание.