Прикладные модули > Контрагенты

В справочнике хранятся сведения о контрагентах (организациях, филиалах и индивидуальных предпринимателях), с которыми взаимодействует наша организация. В него автоматически добавляются записи из справочника «Наши организации», которые доступны только для просмотра.

Филиалы можно отличить по наименованию, КПП, по наличию заполненной головной организации, а также по контактной информации.

Совет. При занесении данных о контрагенте, убедитесь, что в справочнике нужной записи еще нет. Для этого в модуле «Контрагенты» в справочнике Организации в строке поиска введите, например, часть названия организации:

Чтобы создать запись для контрагента, в списке записей справочника Организации нажмите на кнопку и в выпадающем списке выберите пункт Организация. Данные в карточке записи можно заполнить:

•автоматически по ОГРН, ИНН или наименованию контрагента;

•автоматически с помощью фоновых процессов;

•вручную.

Совет. На заполнение карточки вручную требуется много времени и есть вероятность допустить ошибку. Чтобы быстро и корректно занести в систему необходимые данные, рекомендуется воспользоваться автоматическим способом заполнения.

Автоматическое заполнение данных о контрагенте

Автоматическое заполнение данных доступно только при наличии действующей подписки. Чтобы узнать подробнее о подписке, обратитесь в службу поддержки Directum RX.

Для заполнения карточки используются данные ЕГРЮЛ (для юридических лиц) и ЕГРИП (для индивидуальных предпринимателей). Также в систему заносятся данные о руководителях и других физических лицах, имеющих право действовать от имени организации, информация о которых есть в ЕГРЮЛ (ЕГРИП).

Для автоматического заполнения данных о контрагенте необходим доступ в интернет и к сайту https://companydata.directum24.ru.

При заполнении данных о контрагентах есть ограничение на количество запросов к сервису с информацией ЕГРЮЛ/ЕГРИП, выполненных за день. Если допустимое количество запросов превышено, появится сообщение о том, что доступ к сервису ограничен. Доступ будет разблокирован в течение нескольких рабочих дней.

Чтобы заполнить данные о контрагенте:

1.В карточке укажите ОГРН, ИНН или *Наименование.

Примечание. Информация о контрагенте ищется по ОГРН. Если ОГРН не указан, контрагент ищется по ИНН. Если не заполнены оба поля – по наименованию.

2.Нажмите на кнопку Заполнить по ОГРН/ИНН.

Примечание. При поиске информации о контрагенте по ИНН или наименованию может быть найдено несколько контрагентов с подходящими данными. В этом случае появится окно выбора:

В выпадающем списке выберите нужного контрагента и нажмите на кнопку ОК. Либо нажмите на кнопку Отмена, в карточке укажите дополнительные данные для поиска, например, уточните наименование, и повторно нажмите на кнопку Заполнить по ОГРН/ИНН.

3.Поля в карточке заполнятся данными о контрагенте из ЕГРЮЛ (ЕГРИП). Проверьте их корректность и при необходимости заполните оставшиеся поля вручную.

Примечание. Если контрагент находится в стадии реорганизации или ликвидирован, то информация об этом будет указана в поле Примечание.

4.Сохраните карточку.

5.Для руководителей и других физических лиц, которые имеют право действовать от имени организации, в системе автоматически создадутся записи в справочнике «Контакты». Чтобы посмотреть список созданных записей, на панели действий нажмите на кнопку Открыть контакты

Синхронизация организаций из сервисов обмена

Заполнение данных о контрагенте вручную

1.В карточке контрагента заполните поля:

ПОДРОБНЕЕ

*Наименование. Сокращенное фирменное наименование контрагента, согласно правоустанавливающим документам.

Юрид. наименование. Полное наименование контрагента с указанием организационно-правовой формы согласно правоустанавливающим документам.

Головная орг. Наименование головной организации, например, если контрагент входит в холдинг.

Если контрагент зарегистрирован в другой стране – является нерезидентом, то установите флажок Нерезидент.

ИНН. Идентификационный номер налогоплательщика. Состоит из 10 цифр для организаций, из 12 цифр для индивидуальных предпринимателей (ИП).

КПП. Код причины постановки на учет. Является дополнением к ИНН в связи с постановкой на учет в разных налоговых органах. Состоит из 9 цифр.

ОГРН. Основной государственный регистрационный номер, который присваивается юридическим лицам. Состоит из 13 цифр. Для ИП указывается основной государственный номер индивидуального предпринимателя (ОГРНИП), который состоит из 15 цифр.

ОКПО. Код общероссийского классификатора предприятий и организаций. Состоит из 10 цифр для организаций, из 8 цифр для ИП, из 14 цифр для территориально обособленных структурных подразделений (ТОСП).

Для организации-нерезидента в полях ИНН, КПП, ОГРН и ОКПО можно указать до 50 символов.

ОКВЭД. Код общероссийского классификатора видов экономической деятельности.

Если значения в полях ИНН, КПП, ОГРН, ОКПО и ОКВЭД для организации-резидента указаны некорректно, появится соответствующее предупреждение.

Важно. По значениям ИНН/КПП или ИНН осуществляется поиск дублей по записям справочника. Если дубли найдены, появляется предупреждение:

Для просмотра дублей перейдите по ссылке Показать дубли, для сохранения – Сохранить дубль. Если сохранить дублирующую запись, то при повторном открытии и изменении ее карточки предупреждение появляется снова.

Ответственный. Сотрудник, ответственный за взаимодействие с организацией. В его обязанности входит проверка благонадежности организации, деловая переписка, а также отправка, подписание и возврат документов от организации и т.д.

Код контрагента. Максимальная длина – 10 символов, между символами не должно быть пробелов.

Укажите код контрагента, если его принято использовать в регистрационном номере документов. Формат номера настраивается в журнале регистрации:

Например, для контрагента указан код ПРТ. Тогда документ, который относится к данному контрагенту, при регистрации может иметь номер ДП-0001/18/ПРТ.

Населенный пункт и Регион, в котором находится контрагент. При указании населенного пункта регион заполнится автоматически.

Юридический адрес и Почтовый адрес. При вводе юридического адреса почтовый адрес заполнится автоматически.

Совет. Юридический адрес рекомендуется заполнять в следующей последовательности: название улицы, номер дома, номер квартиры, название населенного пункта, название области, края, автономного округа (области), республики, почтовый индекс. Почтовый адрес рекомендуется заполнять в той же последовательности, как и юридический адрес организации с добавлением наименования страны перед индексом для иностранных организаций.

Телефоны, Эл. почта и Сайт. Контактные данные контрагента. При заполнении поля Телефоны необходимо указывать также код города.

Номер счета и Банк. Номер расчетного счета, который используется для учета денежных операций, и банк, в котором открыт счет. Номер счета может содержать от 8 до 34 символов. Номер российского счета состоит из 20 цифр. Для номера счета, открытого в иностранном банке, допускается использование заглавных латинских букв.

ПРИМЕЧАНИЕ. По умолчанию поля Номер счета и Банк в карточке скрыты. Чтобы отобразить их, нажмите на кнопку рядом с названием группы полей «Банковские реквизиты»:

Вид контрагента, например, потенциальный партнер. Список для выбора определяется администратором. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на карточку с помощью редактора форм.

Совет. Если организация – корреспондент, с которым ведется переписка, заполните в ее карточке наименование, юридическое наименование, населенный пункт, регион, почтовый адрес, телефоны, электронную почту. Если организация – контрагент, с которым заключаются договоры, заполните все поля в карточке.

ИД внешней системы. Идентификатор контрагента во внешней системе, если для нее настроена интеграция с Directum RX. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на форму с помощью редактора форм.

Надежность контрагента. Информация о результатах проверки контрагента на надежность, деловую репутацию, платежеспособность и т.д. Для выбора из выпадающего списка доступно три значения: Высокая, Средняя, Низкая. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на карточку с помощью редактора форм.

2.Сохраните карточку.

3.Добавьте контактные лица контрагента. Для этого нажмите на кнопку Открыть контакты. Откроется справочник «Контакты».

Дополнительные возможности

СМ. ТАКЖЕ