|
<< Click to Display Table of Contents >> Прикладные модули > Делопроизводство > Исходящие документы Создание исходящего документа |
|
|
<< Click to Display Table of Contents >> Прикладные модули > Делопроизводство > Исходящие документы Создание исходящего документа |
|
1.Создайте исходящее письмо. Для этого в списке «Исходящие документы» или в папке «Избранное» нажмите на кнопку 
и в выпадающем списке выберите пункт Исходящее письмо.
Другие способы создания исходящего документа
•на обложке модуля «Делопроизводство» в группе «Документы» выберите пункт Создать документ. В открывшемся окне выберите пункт Исходящее письмо; •в проводнике веб-клиента нажмите на кнопку |
2.В открывшейся карточке заполните поля с основной информацией о документе:
*Вид документа. Выбирается, если в системе настроены разные виды исходящих писем, например, исходящее коммерческое предложение, информационное письмо. Список доступных для выбора видов документа определяется администратором системы. Для разных видов исходящих писем может быть предусмотрен свой регламент обработки. В этом случае при отправке документа на согласование по регламенту в зависимости от вида автоматически определяется подходящее правило согласования. *Содержание. Краткое содержание письма. Рубрика и Подрубрика. Категория, к которой относится документ в соответствии с его содержанием. Список для выбора определяется администратором системы. Из карточки рубрики можно найти все документы по нужной тематике. По умолчанию поля не отображаются. При необходимости попросите аналитика добавить их на форму с помощью редактора форм. ИД внешней системы. Идентификатор документа во внешней системе, если для нее настроена интеграция с Directum RX. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на форму с помощью редактора форм. |
3.Заполните поля с информацией о том, кому адресовано письмо.
Если письмо нужно отправить одному адресату, то заполните поля: *Корреспондент. Организация, персона или банк, которому будет отправлен документ. Адресат. Контактное лицо, на имя которого отправляется документ. Поле недоступно для изменения, если в качестве корреспондента указана персона. В ответ на. Входящее письмо, в ответ на которое отправляется исходящее письмо. Цепочка переписки отображается в карточке документа на закладке «Связи». Если письмо нужно разослать сразу нескольким адресатам, на панели действий нажмите на «залипающую» кнопку Несколько адресатов и заполните список рассылки письма на закладке «Адресаты». |
4.Заполните поля с информацией о том, от чьего имени отправляется письмо.
*Наша орг. Наша организация, от имени которой отправляется документ. *Подразделение, к которому относится документ. Примечание. Поля *Наша орг. и *Подразделение заполняются автоматически согласно персональным настройкам или настройкам системы. Подписал. Сотрудник, который подписывает исходящее письмо. Для выбора доступны сотрудники с правом подписи соответствующих документов. *Подготовил. Сотрудник организации, который занимается подготовкой исходящего документа. Примечание. Дополнительная информация по исходящему документу. Например, сведения о необходимости дополнительной отправки документа по e-mail, факсу. |
5.Создайте содержимое документа:
•из шаблона, чтобы использовать утвержденную в организации типовую форму документа. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Создать из шаблона. В открывшемся окне выберите подходящий шаблон исходящего документа, например, бланк письма. Рекомендуется использовать шаблоны с автозаполнением, чтобы в содержимое документа автоматически подставились данные из карточки. Это сокращает время на подготовку документа и уменьшает вероятность возникновения ошибок.
Совет. Если шаблон не соответствует форме документа, которая утверждена в организации, или для него не настроено автозаполнение, обратитесь к администратору системы.
•из файла, чтобы загрузить документ, который ранее создали локально на компьютере. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Создать из файла и укажите путь к нужному файлу.
Примечание. Содержимое документа можно не добавлять, например, если исходящий документ большого объема. В этом случае заполните поля в карточке и сохраните ее. Появится сообщение о том, что создан документ без содержимого.
Если документ хранится в бумажном виде, заполните поля из группы Хранение.
Дело, в которое помещен документ; Дата помещения документа в дело; Количество листов в бумажном экземпляре документа; Место хранения бумажного экземпляра документа, например, номер тома; Количество листов приложений к документу в бумажном виде. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на форму с помощью редактора форм. |
6.Сохраните карточку документа.
7.Отредактируйте содержимое документа. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Редактировать.
8.Настройте права доступа на документ.
9.Отправьте документ на согласование по регламенту.
После согласования и подписания исходящего письма в карточке документа можно посмотреть информацию о подписывающем в поле Подписал и основание для подписания.
По умолчанию основание для подписания скрыто. Чтобы его отобразить, на панели действий в выпадающем списке Подписание выберите пункт Показать основание. В результате на карточке появится поле Основание. Оно заполняется автоматически правом подписи сотрудника, который подписал документ:
ВАЖНО. Если основание для подписания заполнено неверно, например, из-за некорректной настройки прав подписи, то следует изменить значение вручную и подписать документ повторно. При последующем открытии карточки поле скрывается. |
| © Компания Directum, 2024 |
