В системе можно шифровать документы, доступ к которым должен строго ограничиваться. Это могут быть договоры, проектные документы и другие, в которых содержится конфиденциальная информация.

Примечание. Возможность шифрования доступна, если система установлена локально или в частном облаке. По умолчанию в Directum RX шифрование документов отключено.

Сама возможность заключается в физическом шифровании документов на сервисе хранилищ. Это значит, что системные администраторы, разработчики или даже злоумышленники – те, кто получил доступ к хранилищу или его резервным копиям, – не смогут расшифровать содержимое документов. При этом сотрудники работают с зашифрованными документами так же, как с обычными: создают версии, отправляют на согласование, подписывают и т.д. Для шифрования им нужны полные права доступа, и есть ограничения при работе.

Шифрование документов настраивает администратор или разработчик системы. Он также определяет, какие типы документов нужно шифровать. В системе может быть настроено шифрование одним из способов либо могут использоваться сразу оба:

•программное шифрование. В этом случае документы шифруются автоматически, в зависимости от того, как настроил разработчик. Когда документ зашифруется, в его карточке рядом с ИД и на панели «Управление доступом» вы увидите значок . При этом шифровать документы вручную нельзя.

•шифрование через интерфейс Directum RX. Оно доступно только для некоторых типов документов, которые администратор указал в настройках. В этом случае сотрудник с полными правами вручную шифрует нужные документы. В карточке документа на панели «Управление доступом» он нажимает на кнопку:

В результате документ шифруется, а цвет кнопки изменяется на оранжевый. При повторном нажатии на кнопку шифрование отменяется. Сотрудники с правами на просмотр и изменение документа не могут нажать на кнопку, для них она отображается в виде значка. Как и при программном шифровании, рядом с ИД документа появляется значок , по которому сотрудники могут понять, что документ зашифрован.

Примечание. Шифруются сразу все версии документа. Если у документа много версий, то процесс может занять некоторое время. Когда шифрование завершится, появится сообщение об этом. Кроме того, зашифровать можно документ без содержимого. В этом случае все новые версии документа будут сразу создаваться в зашифрованном виде.

Информация о шифровании и его отключении фиксируется в истории работы с документом.

Права доступа на зашифрованные документы

При шифровании документов права доступа определяются следующим образом:

•шифровать и отключать шифрование может сотрудник с полными правами на документ. Замещающий его сотрудник также может шифровать документ, так как ему передаются права доступа по замещению;

•сотрудники с правами на просмотр и изменение работают с зашифрованным документом исходя из их прав доступа;

•сотрудники, входящие в предопределенные роли «Аудиторы» и «Администраторы», у которых обычно есть права на все объекты системы, не могут работать с содержимым зашифрованных документов. При попытке открыть документ у них появляется ошибка. Содержимое доступно, только если им явно выдать права доступа. При этом сотрудники могут открыть карточку документа. Из нее администратор может выдать права на зашифрованный документ любому сотруднику, в том числе себе.

Ограничения в работе

В системе для зашифрованных документов недоступны:

•полнотекстовый поиск;

•действие На печать в контекстном меню документа, на панели действий в карточке, а также в окне предпросмотра;

•работа с содержимым документов в мобильных приложениях Directum Solo и Jazz. В приложениях доступна только карточка зашифрованного документа;

•совместное редактирование документов, например, если используется интеграция с онлайн-редакторами ONLYOFFICE и P7-Офис;

• сравнение документов, автоматическое дообучение классификатора.

Совместное использование шифрования и строгого доступа

В системе могут одновременно использоваться строгий доступ и шифрование для документов определенного типа. В этом случае на панели «Управление доступом» появляется кнопка . При нажатии на нее:

•документ зашифровывается;

•для документа включается строгий доступ;

•в карточке документа рядом с ИД появляется значок ;

•кнопка на панели «Управление доступом» принимает вид .

Включить и отключить шифрование и строгий доступ могут только сотрудники с полными правами на документ.

© Компания Directum, 2024