Дата выпуска: 10.03.2025

Версии компонентов

Узнайте больше об обновлении:

•Регламентирующая база в Directum RX

•Улучшенное формирование отчетов

•Администрирование

•Генеративный искусственный интеллект

•Изменения документации

•Исправленные замечания

Регламентирующая база

В крупной организации обычно бывает множество внутренних регламентирующих документов, которые устанавливают правила и требования для различных сфер ее деятельности. Например, правила внутреннего трудового распорядка и положение об охране труда. Такие документы всегда должны быть в актуальном состоянии, и у всех сотрудников должен быть к ним доступ.

Новый модуль «Регламентирующая база» переводит работу с такими документами в электронный вид. Он расширяет возможности привычного электронного документооборота в Directum RX и учитывает особенности работы с уставами, положениями, инструкциями и другими документами. Для работы с модулем требуется лицензия на него, а также на модуль «Делопроизводство», если планируется регистрация регламентирующих документов.

Жизненный цикл регламентирующего документа обычно состоит из следующих этапов:

•создание

•согласование и утверждение

•ознакомление сотрудников с документом

•поддержание актуальности регламентирующих документов

Создание

В пару кликов сотрудник создает новый документ или редакцию существующего. Вся информация о документе заполняется в его карточке, например номер редакции, срок действия или приказ, который вводит документ в действие:

Прямо в карточке документа можно заранее настроить список людей, которых нужно будет ознакомить с документом:

Затем начинается разработка текста документа. В ней могут участвовать сотрудники смежных отделов, например юридическая служба, бухгалтерия или отдел по охране труда. Когда текст готов, документ отправляется на согласование.

Согласование и утверждение

Автор регламентирующего документ отправляет его на согласование. По умолчанию в системе уже есть вариант процесса. Участникам процесса не нужно задумываться, кому отправить документ, так как задания на каждом этапе формируются автоматически. Кроме того, процесс можно адаптировать под потребности организации, например добавить еще одного подписывающего или согласующего.

Часто регламентирующий документ вводится в действие приказом. В модуле предусмотрено и это: оба документа можно согласовать вместе. В этом случае на согласование нужно отправить приказ, добавив в задачу регламентирующий документ как приложение.

Когда документ прошел все этапы согласования, руководитель утверждает его, а делопроизводитель при необходимости регистрирует. Затем сотруднику приходит задание на отправку документа на ознакомление.

Ознакомление сотрудников с документом

Сотрудник в пару кликов отправляет документ на ознакомление из карточки. При этом список ознакомления в задаче автоматически заполняется из списка, указанного в карточке документа.

Сотрудники могут ознакомиться с регламентирующим документом на своем компьютере или смартфоне в удобное время. Задание на ознакомление придет в системе Directum RX и мобильных приложениях Directum Solo или Directum Jazz.

Сотрудник, отправивший документ на ознакомление, контролирует процесс, например по переписке в задаче или из отчетов модуля «Делопроизводство».

Поддержание актуальности регламентирующих документов

Система постоянно отслеживает сроки действия регламентирующих документов и заранее предупреждает автора и куратора о завершении срока. При получении уведомления сотрудник может продлить срок действия, отметить документ устаревшим, создать новую редакцию или изменить текст текущей. После актуализации документ повторно отправляется на согласование и утверждение.

Автор также может сам отслеживать актуальность документов в списке «Документы на завершении». В него попадают документы, срок действия которых заканчивается через 30 дней и менее.

Отслеживать актуальность всей базы регламентирующих документов бывает сложно. Если сотрудник организации заметил, что в уставе или положении не отражены последние изменения законодательства или новый бизнес-процесс, он может отправить запрос на разработку нового документа или актуализацию существующего. Это упрощает контроль за актуальностью регламентирующих документов в компании.

Улучшенное формирование отчетов

Обновлены компоненты FastReport.NET. В результате отчеты отрисовываются одинаково в Microsoft Windows и Linux. Это позволяет использовать универсальное форматирование для обеих операционных систем и сокращает время на разработку.

Администрирование

1.Доработано логирование операций по работе с карточкой объекта и с виджетами. Благодаря этому улучшился анализ лог-файлов в решении «Мониторинг системы Directum RX», так как уменьшилось количество полей в индексе и уменьшился его размер в поисковой системе Elasticsearch.

2. Изменена версия базового docker-образа. Теперь в состав архива DockerImages.tar.gz входит версия 5.0.9.

Генеративный искусственный интеллект

Генеративный искусственный интеллект – инструмент для создания контента, который ускоряет бизнес-процессы компании и избавляет персонал от рутинных операций. Достижения из этой области теперь доступны в Directum RX.

Новые интеллектуальные возможности оценят все сотрудники:

•исполнителям, вместо того чтобы писать текст документа с нуля, теперь достаточно кратко изложить его содержание, на основе которого ИИ подготовит полноценный текст;

•руководителям не нужно тратить время на глубокое изучение документов при их рассмотрении или согласовании – ИИ анализирует текст и добавляет аннотацию в карточку задачи.

Кроме того, работу с генеративным искусственным интеллектом можно адаптировать под специфику бизнес-процессов компании с помощью механизмов no-code.

Об утечке информации беспокоиться не нужно: языковая модель, которая подготавливает тексты, размещается на сервере компании с операционной системой на базе Linux. Также можно использовать облачные модели, например YandexGPT или GigaChat. В этом случае дополнительное оборудование не понадобится.

Подготовка аннотации к документу

В некоторых организациях принято добавлять аннотацию к документу перед отправкой на согласование или рассмотрение, чтобы быстро ввести руководителей в курс дела. Например, секретарь анализирует входящее письмо, выделяет ключевые моменты и фиксирует их в карточке задачи. Вдумчивое изучение текста может занимать много времени.

Теперь автору задачи не нужно самому готовить выжимку – ИИ сделает это за него:

Такая аннотация помогает руководителю определить срочность задачи, оценить ее трудоемкость и принять решение, стоит ли заняться ею самостоятельно или делегировать подчиненным.

Генерация содержимого документа

С ростом компании увеличивается объем деловой переписки. Подготовка документов занимает много времени и требует от сотрудников навыков деловой переписки. Например, им приходится подбирать формулировки, чтобы изложить свои мысли в официальном стиле.

Справиться с этой задачей помогут встроенные интеллектуальные инструменты. Достаточно кратко своими словами описать суть, после чего искусственный интеллект составляет полноценный документ:

Если надо ответить на полученное письмо, то при подготовке текста ИИ учитывает его содержимое.

Подготавливать можно не только письма, но и другие официальные документы, например служебные записки или повестки совещаний.

Чтобы текст оформлялся в соответствии с требованиями компании, администратор может добавить запрос, на основе которого выполняется подготовка текста, в справочник «Шаблон запроса для подготовки текста»:

Генеративный ИИ в бизнес-процессах

Работу с генеративным искусственным интеллектом можно встроить в бизнес-процессы компании. Например, чтобы ИИ оценивал риски договора и добавлял их в переписку по задаче, перед тем как документ согласует юрист:

Для этого добавлены прикладные блоки:

Чтобы блок работал, в его свойствах нужно задать текст или документ для обработки, а также создать и выбрать шаблон запроса к модели генеративного ИИ.

Администратор может подготовить свой шаблон запроса под конкретную задачу с помощью справочника «Шаблон для использования в схеме варианта процесса».

Изменения документации

1.Добавлен видеоролик «Настройка вариантов процессов для согласования договоров». В нем рассмотрены примеры создания вариантов процесса для согласования договоров проектирования, поставки, закупки производственного и IT-оборудования.

2.Теперь в справке стало еще удобнее изучать бизнес-процессы по умолчанию, так как все их описания перенесены в главу по no-code и собраны в разделе «Процессы по умолчанию и примеры настройки»:

Исправленные замечания

Иногда в окне подписания документа были недоступны действия Согласовать и Не согласовать. Это происходило, если сотрудник получал права на документ только по замещению и подписывал его от своего имени. Исправлено.

© Компания Directum, 2025