Для формирования цепочки юридически значимого документооборота в Directum RX создаются извещения о получении документов. Извещения подписываются сертификатом квалифицированной электронной подписи (ЭП), который зарегистрирован в Directum RX и в сервисе обмена. Затем они отправляются в сервис обмена. По умолчанию это происходит:

•при выполнении задания на обработку поступивших документов, если у исполнителя задания есть сертификат ЭП, который зарегистрирован в Directum RX и в сервисе обмена;

•при отправке или возврате контрагентам документов, если у ответственного сотрудника есть сертификат ЭП, который зарегистрирован в Directum RX и в сервисе обмена;

•при выполнении задания на отправку извещений о получении документов. Задание приходит ответственному за абонентский ящик нашей организации, если на следующий день после поступления остались документы, по которым еще не отправлены извещения. Для подписания извещений используется сертификат ЭП ответственного. Если у него нет сертификата, то он может переадресовать задание сотруднику с подходящим сертификатом.

ПОДРОБНЕЕ

Если в организацию из сервисов обмена поступает до ста документов в день, то текущего механизма достаточно для своевременной отправки извещений по всем документам, дополнительные настройки не требуются.

При поступлении нескольких сотен документов в день рекомендуется оптимизировать работу с извещениями о получении. Для этого настройте отправку извещений о получении в полуавтоматическом режиме. В этом случае создание и отправка извещений о получении выполняется с помощью фоновых процессов, без ожидания действий сотрудников. Для подписания ответственному за абонентский ящик приходит задание на отправку извещений о получении документов.

При поступлении более тысячи документов в день рекомендуется настроить отправку извещений в автоматическом режиме. Для этого необходимо организовать периодический запуск утилиты DrxUtil. В этом случае вся работа с извещениями происходит полностью автоматически, без ожидания действий сотрудников.

СМ. ТАКЖЕ