Для формирования цепочки юридически значимого документооборота при поступлении документов от контрагентов нужно отправить в сервис обмена извещения о получении. Это служебные документы, которые фиксируют факт получения документа организацией. Они не отображаются в системе и не находятся с помощью поиска. Информация об отправке и получении извещений фиксируется в протоколе электронного обмена, в справочнике «Сведения о документе обмена» и в цепочке документооборота в сервисе обмена.

При обмене документами через сервисы обмена может формироваться одно извещение о получении или два: на титул документа с информацией продавца (исполнителя) и на титул с информацией покупателя (заказчика). Это зависит от регламента обмена документами или решения сторон. В Directum RX извещения о получении формируются и отправляются, если их запросил контрагент:

•на титул продавца при получении документа;

•на титул покупателя при получении ответа.

Извещения о получении документов создаются, подписываются сертификатом квалифицированной электронной подписи (ЭП) и отправляются в сервис обмена автоматически при выполнении задания на обработку, при отправке или возврате документов контрагентам. При этом если на следующий день после поступления из сервиса обмена остались документы, по которым еще не отправлены извещения, то ответственному за абонентский ящик нашей организации приходит задание на отправку извещений о получении документов.

Чтобы подтвердить получение документов:

1.При необходимости ознакомьтесь со списком документов, по которым нужно отправить извещение о получении. Для этого в карточке задания на отправку извещений о получении документов на панели действий нажмите кнопку Требуют отправки извещения о получении. В список попадут все документы нашей организации и ее подразделений, по которым еще не отправлено извещение о получении, в том числе и документы, поступившие от контрагентов сегодня.

2.Если у вас есть сертификат ЭП, который зарегистрирован в Directum RX и в сервисе обмена, выполните задание с результатом Отправить извещения. В результате в сервис обмена отправятся извещения, подписанные вашим сертификатом ЭП.

Примечание. Если извещение подписано на основании электронной доверенности, то в сервис обмена также отправится информация об этой доверенности.

3.Если подходящего сертификата ЭП нет, то переадресуйте задание сотруднику, у которого есть нужный сертификат. Для этого в карточке задания заполните поля:

Переадресовать сотруднику. Сотрудник, который получит задание.

Новый срок задания на отправку извещений о получении документов.

4.Выполните задание с результатом Переадресовать. Указанный сотрудник получит задание на отправку извещений о получении документов.

СМ. ТАКЖЕ