Ситуация

Сотрудник отправил на согласование договор аренды, в карточке которого указаны данные:

Документ на согласование получил не тот согласующий. Например, договор должен был поступить на согласование в отдел продаж, а документ получили согласующие отдела закупок.

Решение

1.Попросите сотрудника прекратить текущее согласование договора.

2.Сформируйте «Сводный отчет по правилам согласования». В окне запроса параметров укажите нашу организацию, подразделение и вид документа из карточки документа.

Отчет откроется в программе Microsoft Excel.

3.Если в отчете найдено несколько правил:

•проверьте их состояние. Если подходящее правило находится в состоянии Черновик, измените его состояние на действующее. Для этого перейдите по ссылке в колонке «ИД» и в карточке правила на панели действий нажмите на кнопку Сделать действующим.

•сравните приоритеты правил:

По умолчанию в карточке задачи на согласование по регламенту указывается правило с наибольшим приоритетом. Если таких правил несколько, сотрудник должен вручную выбрать подходящий регламент при отправке документов на согласование.

Чтобы повысить приоритет правила, откройте его карточку по ссылке в колонке «ИД» и задайте более точные критерии. Например, для правила согласования договоров укажите категорию. Убедитесь, что приоритет подходящего правила выше приоритета остальных правил.

4.Если в отчете найдено одно правило, проверьте, что в карточке договора корректно заполнены наша организация, подразделение, вид документа и категория.

Например, сотрудник может работать в нескольких подразделениях. В карточке документа автоматически указывается одно из подразделений, согласно персональным настройкам или настройкам системы. А фактически отправлять документ надо по правилу согласования для другого подразделения. Чтобы узнать, в какие подразделения входит сотрудник, сформируйте отчет «Полномочия и зоны ответственности сотрудника».

Вид документа и категорию договора проверьте по содержимому документа.

Если данные в карточке договора заполнены:

•неверно, скорректируйте их;

•верно, повторно сформируйте сводный отчет по правилам согласования и в параметрах отчета заполните только вид документа.

В отчете посмотрите все правила согласования и выберите подходящее с нужным списком этапов согласования, исполнителями, сроками. Для этого последовательно откройте карточку каждого правила по ссылке в колонке «ИД» и перейдите на вкладку Схема. Для удобства проверки настроек этапов согласования сформируйте отчет «Правило согласования».

При необходимости доработайте схему и этапы согласования подходящего правила.

5.После настройки убедитесь, что теперь определяется корректное правило согласования. Для этого повторно сформируйте отчет с исходными параметрами. Проверьте, что подходящее правило появилось.

6.Сообщите сотруднику, что договор можно отправлять на согласование.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024