В системе есть стандартные шаблоны протоколов (полный и краткий), которые настроены для автоматизированного создания поручений. Рекомендуется использовать их для создания протоколов. В таких шаблонах уже настроена таблица «Выданные поручения» для указания решений совещания. В заголовках столбцов таблицы есть элементы управления содержимым Microsoft Word. С их помощью система соотносит столбцы таблицы с полями в карточках поручений.

Подробнее о том, какие данные переносятся в поручения из протокола, см. в разделе «Создание поручений по протоколу».

При необходимости доработайте стандартные шаблоны в соответствии требованиями к оформлению документов организации. Например, добавьте логотип организации.

Если в организации разработаны свои шаблоны протоколов совещаний, доработайте их для автоматизированного создания поручений. Для этого воспользуйтесь одним из способов:

•скопируйте в свой шаблон таблицу «Выданные поручения» из стандартного шаблона. Например, из шаблона «Шаблон протокола (полный)»;

•вручную добавьте в шаблон таблицу «Выданные поручения».

Важно. Настроить таблицу для автоматизированного создания поручений можно только в приложении Microsoft Word в документах формата OpenXML (с расширением *.docx). Для создания поручений в таблице обязательно должны быть столбцы, в которых указывается текст поручений, исполнители и сроки.

Чтобы добавить в шаблон протокола таблицу «Выданные поручения:

1.Создайте шаблон документа с автозаполняемыми полями, если он еще не создан. Подробнее см. раздел «Шаблоны документов».

2.Настройте отображение вкладки Разработчик в Microsoft Word, если прежде не сделали это.

3.В содержимое шаблона добавьте таблицу. Для этого на ленте на вкладке Вставка в группе Таблицы в выпадающем списке Таблица выберите нужное количество столбцов и строк. Таблица должна содержать как минимум 3 столбца (для текста поручений, исполнителей и сроков). Количество строк может быть любым, при оформлении протокола секретарь совещания может добавить дополнительные строки.

4.В добавленной таблице укажите заголовки столбцов, которые увидят сотрудники при создании протокола из шаблона.

Важно. Если сотрудники организации работают с документами в приложении LibreOffice, то данные для автоматизированного заполнения полей в карточках поручений определяются по названиям столбцов таблицы, а не по элементам управления содержимым. Поэтому в этом случае назовите соответствующие столбцы таблицы Текст поручения, Ответственный и Срок.

5.Добавьте для заголовков столбцов таблицы элементы управления содержимым Для этого выделите заголовок и на ленте на вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите на кнопку  Форматированный текст.

6.Задайте свойства элементов управления содержимым в заголовках столбцов. Для этого выделите элемент и на ленте на вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства. В открывшемся окне укажите одинаковое значение в полях Название и Тег. Аналогично заполните свойства для каждого заголовка. Рекомендуемые значения:

•Текст поручения для заголовка столбца, где будут указываться принятые решения;

•Ответственный для заголовка столбца, где будут указываться ответственные за исполнение решений;

•Срок для заголовка столбца, где будут указываться сроки исполнения решений.

7.Сохраните шаблон.

В результате станет доступно автоматизированное создание поручений по протоколу, который создан из данного шаблона.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024