Прикладные модули > Совещания > Оформление протокола

Чтобы зафиксировать решения совещания и организовать их исполнение, подготовьте протокол. Для этого:

1.Создайте протокол из карточки совещания или другим удобным способом.

2.Проверьте заполнение полей в открывшейся карточке протокола и при необходимости скорректируйте их:

*Вид документа. Выбирается, если в системе настроены разные виды протоколов, например, протокол собрания акционеров, протокол совета директоров. Список доступных для выбора видов документа определяется администратором системы.

Для разных видов протоколов может быть предусмотрен свой регламент обработки. В этом случае при отправке документа на согласование по регламенту в зависимости от вида автоматически определяется подходящее правило согласования.

Совещание, для которого оформляется протокол.

Содержание. Краткая суть протокола.

*Наша орг. Наша организация, в которой составляется протокол.

*Подразделение, к которому относится документ.

ПРИМЕЧАНИЕ. Поля *Наша орг. и *Подразделение заполняются автоматически согласно персональным настройкам или настройкам системы.

Подписал. Председатель совещания, который подписывает протокол. В поле автоматически указывается председатель из карточки совещания, если у него есть право подписи документа. Для выбора доступны сотрудники, для которых настроено право подписи соответствующих документов.

*Подготовил. Сотрудник, который составил протокол. По умолчанию указывается сотрудник, который создает документ в системе.

Исполнитель по протоколу. Заполняется автоматически из карточки поручения, если документ отправляется на исполнение.

Количество листов в бумажном экземпляре документа.

Место хранения бумажного экземпляра документа, например, номер тома.

Количество листов приложений к документу в бумажном виде. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на форму с помощью редактора форм.

Рубрика и Подрубрика. Категория, к которой относится документ в соответствии с его содержанием. Список для выбора определяется администратором системы. Из карточки рубрики можно найти все документы по нужной тематике. По умолчанию поля не отображаются. При необходимости попросите аналитика добавить их на форму с помощью редактора форм.

ИД внешней системы. Идентификатор документа во внешней системе, если для нее настроена интеграция с Directum RX. По умолчанию поле не отображается. При необходимости попросите аналитика добавить его на форму с помощью редактора форм.

3.Если в системе настроена автоматическая нумерация протоколов, то в карточке появится соответствующая подсказка. При сохранении карточки протоколу присвоится номер, в качестве даты документа укажется текущая дата.

Чтобы изменить номер или указать дату документа, отличную от текущей, вручную измените регистрационные данные. Для этого на панели действий в выпадающем списке Регистрация выберите пункт Изменить реквизиты.

Если автоматическая нумерация не настроена, то присвойте номер протоколу вручную.

4.Создайте содержимое документа:

•из шаблона, чтобы использовать утвержденную в организации типовую форму документа. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Создать из шаблона. В открывшемся окне выберите нужный шаблон.

Важно. Рекомендуется использовать шаблоны, предназначенные для автоматизированного создания поручений. Например, стандартный шаблон протокола совещания (полный) или другой шаблон, настроенный администратором для создания поручений. В таких шаблонах есть таблица «Выданные поручения» для заполнения решений совещания. На основе данных таблицы в системе автоматически создаются поручения. Это сокращает время на подготовку документа и выдачу поручений.

Если шаблон не соответствует форме документа, которая утверждена в организации, или для него не настроена таблица с решениями совещания, обратитесь к администратору системы;

•из файла, чтобы загрузить документ, который ранее создали локально на компьютере. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Создать из файла и укажите необходимый файл.

•со сканера, если протокол был составлен в бумажном виде. Для этого нажмите на кнопку Создать со сканера и отсканируйте документ.

5.Сохраните карточку документа.

6.Отредактируйте содержимое документа. Для этого на панели действий нажмите на кнопку Редактировать.

При заполнении протокола, сформированного из шаблона для автоматизированного создания поручений, следуйте рекомендациям.

7.На протокол автоматически выдаются права доступа:

•сотруднику, который создал документ в системе – полные права;

•секретарю и председателю, которые указаны в карточке соответствующего совещания – на изменение;

•участникам, которые указаны в карточке соответствующего совещания – на просмотр.

При необходимости выдайте права доступа другим сотрудникам.

8.Добавьте связанные материалы, например, лист регистрации участников, проекты решений, презентации к совещанию. Можно создать одно приложение или загрузить несколько одновременно. Для этого на панели действий в выпадающем списке Связи выберите пункт Создать приложение или Добавить приложения соответственно. В результате при отправке на согласование необходимые материалы автоматически добавятся в задачу.

9.Отправьте документ на согласование по регламенту, если есть подходящее правило согласования.

Если подходящего правила нет, отправьте документ на свободное согласование и вручную укажите участников совещания в качестве согласующих.

После согласования и подписания протокола в карточке документа можно посмотреть информацию о подписывающем в поле Подписал и основание для подписания.

Рекомендации по заполнению протокола

Если протокол создан из шаблона для автоматизированного создания поручений, то для корректного переноса информации в поручения, заполните в протоколе таблицу «Выданные поручения» следуя рекомендациям:

•№п/п. Порядковый номер решения;

•Текст поручения. Текст решения, принятого на совещании;

•Ответственный. ФИО сотрудника, который выполняет работы по поручению. Если исполнителей несколько, перечислите их через запятую или с новой строки. В таком случае в поручении сотрудник, указанный первым, будет ответственным исполнителем, а остальные сотрудники – соисполнителями;

•Срок. Дата выполнения работ. Допустимые форматы: ДД.ММ.ГГГГ, ДД.ММ.ГГ, ДД.ММ, ДД <название месяца>. День можно указать одной цифрой: «1» вместо «01».

Поля Председатель, Секретарь, Присутствовали автоматически заполняются данными из карточки совещания.

Пример оформления протокола:

СМ. ТАКЖЕ