Договоры, письма, счета на оплату, акты, составленные в произвольной форме, и другие неформализованные документы, которыми наша организация обменивается с контрагентами через сервисы обмена, формируются в произвольном формате, например, DOC, DOCX, XLS, PDF и т.д. Они заносятся в Directum RX разными способами:

•документы от имени нашей организации создаются сразу в системе для дальнейшей отправки контрагенту;

•документы, полученные от контрагентов через сервисы обмена, автоматически заносятся в систему из сервиса;

•документы, созданные вне системы и отправленные от имени нашей организации в сервисе обмена, автоматически заносятся в систему из сервиса после подписания контрагентом.

Документы, полученные от контрагентов или отправленные нашей организацией из сервисов обмена, изначально в Directum RX имеют тип «Входящий документ эл. обмена». Для них в системе:

•создается карточка, в которой заполняются имя документа, контрагент и наша организация:

•создается версия документа;

•импортируются электронные подписи из сервиса обмена;

•если в сервисе обмена документы пакета связаны между собой, то в Directum RX они также связываются типом связи Прочие.

Чтобы обеспечить работу с документами из сервиса обмена в Directum RX (согласование, рассмотрение, исполнение, корректный учет, поиск документов и др.), при обработке необходимо сменить тип входящего документа эл. обмена.

При этом в Directum RX для всех неформализованных документов есть ряд особенностей в части хранения, просмотра и выгрузки.

Хранение и просмотр неформализованных документов

Неформализованные документы, которыми наша организация обменивается с контрагентами через сервисы обмена, в Directum RX хранятся в том формате, в котором они занесены в систему. Для наглядности и подтверждения того, что это юридически значимый документ, неформализованные документы в системе преобразуются в формат PDF. При этом:

•если документ поступил от контрагента или отправлен от имени нашей организации через сервис обмена, то версия в формате PDF автоматически формируется сразу при поступлении документа в систему;

•если документ создан и отправлен контрагенту из системы, то через некоторое время после отправки версия документа автоматически преобразуется в формат PDF.

Примечание. В формат PDF преобразуются только документы форматов doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, jpg, jpeg, tif, png, pdf, RTF, tiff, bmp, txt, odt, ods, gif. При этом документ может остаться в первоначальном формате, например, если он защищен паролем.

На последнюю страницу документа в формате PDF добавляется отметка об электронной подписи (ЭП) со стороны нашей организации и со стороны контрагента. Например, если документ поступил от контрагента и еще не подписан нашей организацией, то в отметке отображается информация о том, что требуется подписание:

Примечание. Для документов, подписанных в филиале, в отметку об электронной подписи подставляется название филиала контрагента, а не головной организации.

Также на каждую страницу документа в формате PDF добавляются штампы с указанием идентификатора документа в сервисе обмена и номера страницы:

По умолчанию на просмотр открывается содержимое документа в формате PDF. При необходимости можно открыть содержимое документа в том формате, в котором он занесен в систему. Например, в формате doc, docx, xls, xlsx. Для этого в карточке документа на панели действий нажмите на кнопку Версии и выделите версию документа в формате PDF. В контекстном меню версии выберите пункт Открыть оригинал.

Выгрузка неформализованных документов

Во время налоговых и аудиторских проверок контролирующие органы просят предоставить договоры и дополнительные соглашения. Используйте для этого механизм выгрузки документов, например, из списка «Договоры и доп. соглашения» модуля «Финансовый архив».

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024