Обмен с контрагентами > Обработка поступивших документов > Смена типа входящего документа эл. обмена

Договоры, письма, счета на оплату, акты, составленные в произвольной форме, и другие неформализованные документы, которые заносятся в систему из сервисов обмена, изначально в Directum RX имеют тип «Входящий документ эл. обмена». Подробнее см. раздел «Договоры, счета на оплату, письма и прочие документы».

Чтобы обеспечить работу с полученными документами в Directum RX (согласование, рассмотрение, исполнение, корректный учет, поиск документов и др.), при обработке смените тип входящего документа эл. обмена:

1.Чтобы определить, какой тип документа выбрать, ознакомьтесь с содержимым документа.

2.В карточке документа на панели действий нажмите на кнопку Сменить тип.

ПРИМЕЧАНИЕ. У документа с включенным строгим доступом нельзя сменить тип. Если у вас есть полные права на документ, отключите строгий доступ и смените тип документа. Повторно включите строгий доступ, если возможность настроена для документов этого типа.

3.В открывшемся окне выберите тип документа в Directum RX:

Откроется карточка документа. Часть полей в ней заполнится данными из карточки входящего документа эл. обмена и электронной подписи:

•имя документа. Отображается в поле *Содержание;

•контрагент и наша организация;

•подписывающий и основание для подписания. Заполняются для финансового-хозяйственных документов, договорных документов и доверенностей.

В поле Местонахождение появится запись о том, что документ получен из сервиса обмена.

4.Заполните остальные поля в карточке документа и сохраните изменения.

важно. При смене типа сохранятся подписи на документе, связи с другими документами, права доступа, история работы.

5.Продолжите работу с документом согласно порядку обработки поступивших документов.

Повторная смена типа документа

Если при обработке входящего документа электронного обмена был выбран некорректный тип, его можно сменить. Для этого:

1.В карточке документа на панели действий нажмите на кнопку Сменить тип:

2.В открывшемся окне нажмите на кнопку ОК:

В результате тип документа изменится на простой. В карточке документа в поле Примечание заполнится информация о подписывающем и основании для подписания со стороны контрагента.

3.Сохраните карточку документа.

4.Смените тип простого документа на нужный. При этом в карточке документа автоматически заполнятся сведения о контрагенте и нашей организации.

Если в карточке нового типа документа есть поля для указания подписывающего со стороны контрагента, то информация о подписании записывается в поле Примечание. Используйте ее, чтобы вручную заполнить соответствующие поля в карточке.

Повторно сменить тип могут сотрудники с правами на изменение документа. При этом есть условия, при которых смена типа недоступна:

Условие	Что делать, чтобы изменить тип?
Документ не сохранен	Сохраните карточку документа
Документ зарегистрирован или для него зарезервирован номер	Если есть права на регистрацию документа, отмените регистрацию
Документ отправлен на согласование по регламенту	Прекратите задачу, если вы ее инициатор, или дождитесь, когда исполнители выполнят задания.
Содержимое документа или карточка документа заблокированы	Дождитесь, когда содержимое документа или карточка документа станут доступны для редактирования или обратитесь к администратору системы

Также смена типа недоступна, если документ связан с другим документов следующим типом связи:

Тип документа входящего эл. обмена	Название группы на закладке «Связи»
Входящее или исходящее письмо	«В ответ на»
Счет-фактура или УПД	«Корректировочные документы»
Финансово-хозяйственный документ	«Финансовые документы»
Дополнительное соглашение	«Дополнительные соглашения»

Чтобы сменить тип в этом случае, удалите связь между документами.

СМ. ТАКЖЕ