Документы о передаче товаров и результатов работ, счета-фактуры, универсальные передаточные документы и другие формализованные документы, которыми наша организация обменивается с контрагентами через сервисы обмена, формируются в формате XML. Они заносятся в Directum RX разными способами:

•документы, полученные от контрагентов через сервисы обмена, автоматически заносятся в систему из сервиса;

•документы, сформированные и отправленные от имени нашей организации в сервисе обмена, автоматически заносятся в систему из сервиса;

•документы, сформированные в учетной системе от имени нашей организации, вручную импортируются в Directum RX для дальнейшей отправки контрагенту.

Для формализованных документов в системе:

•автоматически определяется тип;

•создается карточка, в которой заполняется часть полей данными из XML-файла;

•создается версия документа;

•импортируются электронные подписи (ЭП) документов, поступивших из сервисов обмена. Затем из подписи в карточке документа заполняется информация о подписании со стороны контрагента: кто подписал и основание для подписания;

•если в сервисе обмена документы пакета связаны между собой, то в Directum RX они также связываются.

Примечание. Если через сервис обмена получен документ произвольной формы в формате XML, то он заносится в систему как неформализованный. Например, счет на оплату, сформированный в сервисе обмена Диадок. Список поддерживаемых формализованных и неформализованных документов см. в таблице.

Чтобы обеспечить работу с документами в системе (согласование, корректный учет, поиск документов и др.), их необходимо обработать: проверить заполнение данных в карточке, убедиться, что содержимое документа читается. Документы, поступившие из сервиса обмена, обрабатываются в рамках задания.

В Directum RX для формализованных документов есть ряд особенностей в части хранения, просмотра и выгрузки.

Хранение формализованных документов

Формализованные документы в Directum RX хранятся в формате XML. При этом для корректного оформления фактов совершения хозяйственных операций документы должны содержать XML-файлы с заполненной информацией продавца (исполнителя) и информацией покупателя (заказчика).

При поступлении формализованного документа из сервиса обмена файл с информацией продавца (исполнителя) создается автоматически. Если по документу требуется подписание, то для него должен быть создан файл с информацией покупателя (заказчика). Он создается автоматически при подписании документа или заполнении информации в документе вручную. Подробнее см. «Информация покупателя или заказчика».

Если документ импортирован в Directum RX из учетной системы, то файл с информацией продавца (исполнителя) создается автоматически при подписании документа или заполнении информации в документе вручную. Подробнее см. «Информация продавца или исполнителя». При подписании документа контрагентом в сервисе обмена генерируется информация покупателя (заказчика). Она поступает в Directum RX и автоматически заносится в новую версию документа.

Просмотр формализованных документов

Чтобы сотрудники могли просматривать и распечатывать формализованные документы, в Directum RX на основе XML-файлов с информацией продавца (исполнителя) или информацией покупателя (заказчика) автоматически формируются версии документов в формате PDF.

Важно. В системе формализованные документы доступны только для просмотра и открываются в формате PDF.

ПОДРОБНЕЕ

На последнюю страницу документа в формате PDF добавляется отметка об электронной подписи (ЭП) со стороны нашей организации и со стороны контрагента:

ПРИМЕЧАНИЕ. Если документ подписан на основании электронной доверенности, то в отметке об ЭП отображается единый регистрационный номер доверенности. Для документов, подписанных в филиале, в отметку об электронной подписи подставляется название филиала контрагента, а не головной организации.

Информация в отметке зависит о того, кто и с каким результатом подписал документ:

•если документ еще не подписан одной из сторон, то в отметке об ЭП отображается информацией об этом. Например, если документ отправлен от имени нашей организации и еще не подписан контрагентом, то в отметке отображается, что ожидается подпись контрагента:

•если одна из сторон отказала в подписании документа, то в отметке отобразится информация об этом:

ПРИМЕЧАНИЕ. Если наша организация отправила документ контрагенту, и контрагент в сервисе обмена указал результат приемки Не принято, то в отметке отобразятся обе подписи: от нашей организации и от контрагента.

•если документ поступил от контрагента и подписан в системе со стороны нашей организации, то в отметке отображается, что документ нужно вернуть контрагенту через сервис обмена:

После возврата документа контрагенту в отметке отобразится информация о сертификате ЭП, которым подписан документ со стороны нашей организации.

Также на каждую страницу документа в формате PDF добавляются штампы с указанием идентификатора документа в сервисе обмена и номера страницы:

Выгрузка формализованных документов

Во время налоговых и аудиторских проверок контролирующие органы просят предоставить финансово-хозяйственные документы. Используйте для этого механизм выгрузки документов, например, из списка «Финансовые документы» модуля «Финансовый архив».

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024