Контрагент может запросить аннулирование документа в сервисе обмена. Если ведущий документ ранее поступил в Directum RX, то ответственному приходит задание на обработку соглашения об аннулировании.

По запросу на аннулирование документа от контрагента можно:

•подписать документ, если есть основания для признания основного документа недействительным;

•отказать в подписании, если оснований нет и нужно исключить неправомерное аннулирование, чтобы обезопасить компанию от коммерческих рисков.

В системе также есть возможность обработать запрос на аннулирование пакета документов.

Подписание соглашения

Чтобы подтвердить аннулирование документа:

1.В карточке задания изучите вложенные документы и причину запроса на аннулирование. Определите, действительно ли нужно аннулировать документ.

2.В зависимости от принятых процессов в организации обработайте запрос одним из способов:

•отправьте документ на согласование по регламенту. В таком случае соглашение подпишет руководитель или другой ответственный сотрудник при выполнении задания на подписание;

•подпишите документ вручную из карточки.

3.Отправьте соглашение об аннулировании контрагенту. Для этого в выпадающем списке Отправка выберите пункт Через сервис обмена.

4.В открывшемся окне возврата заполните поле *Результат значением Подписан. Убедитесь, что остальные поля заполнены данными из карточки аннулируемого документа:

5.Нажмите на кнопку Отправить. В результате:

•если документ подписан, он отправится в сервис обмена

•если он не подписан, откроется окно подтверждения, в котором нужно нажать на кнопку Подписать и отправить.

В результате контрагенту через сервис обмена отправляются подписанное соглашение об аннулировании и электронная подпись. Также отправляется информация об электронной доверенности, если документ был подписан на ее основании. В карточке документа изменяется жизненный цикл и местонахождение документа. При этом для ведущего документа:

•состояние изменяется на «Аннулирован» в сервисе обмена и Directum RX. Состояние договорного документа изменяется на «Расторгнут», если он подписан обеими сторонами;

•в записях справочника Сведения о документе обмена отображается информация, что документ аннулирован;

•в протоколе эл. обмена появляется запись о том, что документ аннулирован;

•при преобразовании документа в PDF в отметке об ЭП появится информация об аннулировании документа.

Отказ в подписании соглашения

Чтобы отказать в аннулировании документа:

1.В карточке задания изучите вложенные документы и причину аннулирования. Убедитесь, что нет оснований признавать документ недействительным.

2.Перейдите в карточку соглашения об аннулировании и в выпадающем списке Отправка на панели действий выберите пункт Через сервис обмена.

3.В открывшемся окне возврата заполните поля:

*Результат. Из выпадающего списка выберите значение Отказано в подписании;

*Комментарий. Укажите причину отказа по документу. Например, напишите, что ошибка в основном документе не обнаружена.

4.Убедитесь, что остальные поля заполнены верно.

5.Нажмите на кнопку Отправить.

В результате соглашение об аннулировании возвращается контрагенту в сервис обмена. В Directum RX формируется документ «Отказ в подписании», связанный с соглашением об аннулировании.

Особенности аннулирования пакета документов

Если контрагент отправляет запрос на аннулирование пакета документов, в Directum RX ответственному приходит столько заданий на обработку соглашения об аннулировании, сколько документов находится в пакете.

При работе с сервисом Диадок каждое из заданий на обработку можно выполнить с разным результатом. Например, подписать соглашение об аннулировании только по одному документу, а по остальным отказать в подписании. Документы из пакета можно обрабатывать только по отдельности.

При работе с сервисом СБИС все соглашения об аннулировании из пакета документов нужно обработать одновременно. Для этого при отправке одного из соглашений контрагенту в окне возврата в поле Приложения добавьте все документы из пакета и нажмите на кнопку Отправить. Все соглашения об аннулировании вернутся контрагенту с одинаковым результатом подписания.

Примечание. Может возникнуть ситуация, когда контрагент отправляет в нашу организацию соглашение об аннулировании документа из пакета, а затем отправляет еще одно об аннулировании другого документа из того же пакета. Первое соглашение при этом не было обработано. В таком случае нужно обработать все соглашения одновременно.

Если в организации принято отправлять соглашение об аннулировании на согласование, то при отправке задачи необходимо вручную добавить все документы из группы вложений Дополнительно в группу Приложения. Таким образом в ходе согласования по регламенту руководитель или другой ответственный сотрудник подпишет все документы пакета одновременно.

СМ. ТАКЖЕ

© Компания Directum, 2024