|
<< Click to Display Table of Contents >> Обмен с контрагентами > Дополнительные ситуации работы в сервисе обмена Аннулирование документа
|
|
Аннулирование документов используется, например, когда в формализованном документе обнаружена ошибка или по каким-либо причинам необходимо отменить действие договоренностей, зафиксированных в документах. Для этого создается соглашение об аннулировании.
Аннулировать документ может контрагент или сотрудник нашей организации. При этом если документ отправлен и еще не подписан другой стороной (документ не вступил в силу), такой документ аннулируется в одностороннем порядке без согласия второй стороны (отзыв документа).
Если документ подписан всеми сторонами, то для аннулирования требуется соглашение сторон:
•одна сторона – отправляет запрос на аннулирование документа. При этом запрос на аннулирование может послать как отправитель, так и получатель документа;
•другая сторона – подтверждает запрос на аннулирование документа.
Важно. Если в сервисе обмена документ подписан и аннулирован, при этом задание на обработку документа в системе еще не сформировано, то в Directum RX не поступит информация о подписании и дальнейшем аннулировании документа.
Рассмотрим ситуации, когда документ подписан всеми сторонами, и контрагент аннулирует документ.
Ситуация |
Что произойдет в Directum RX? |
Кто получит задание (уведомление)? |
Дальнейшие действия |
|---|---|---|---|
Контрагент аннулировал документ, который ранее присылал на подписание в нашу организацию |
Придет задание на обработку соглашения об аннулировании документа. В тексте дана ссылка для перехода в личный кабинет сервиса обмена |
Ответственный за абонентский ящик; Ответственный за договорной документ (если он есть); Сотрудники, которым было переадресовано задание на обработку документа |
Обработайте соглашение об аннулировании в личном кабинете сервиса обмена. После подписания соглашения об аннулировании при следующей синхронизации придет уведомление о том, что соглашение об аннулировании подписано. Выполните задание на обработку соглашения об аннулировании |
Контрагент аннулировал документ, который ранее отправлялся ему на подписание из нашей организации |
Ответственный за договорной документ, если его нет, то автор документа; Сотрудник, который подготовил документ |
||
Сотрудник нашей организации подписал соглашение об аннулировании в сервисе обмена до того, как оно поступило в Directum RX |
Придет уведомление. В тексте написано, что документ уже аннулирован в сервисе обмена |
Ответственный за договорной документ, если его нет, то автор документа; Сотрудник, который подготовил документ |
|
Контрагент прислал документ на подписание в нашу организацию. Задание на обработку документа еще не сформировано в Directum RX. При этом документ подписан сотрудником нашей организации в сервисе обмена. После этого контрагент аннулировал документ |
Сперва придет задание на обработку документа. После сформируется подзадача на обработку соглашения об аннулировании. В тексте дана ссылка для перехода в личный кабинет сервиса обмена |
Обработайте соглашение об аннулировании в личном кабинете сервиса обмена. После подписания соглашения об аннулировании при следующей синхронизации придет уведомление о том, что соглашение подписано. Выполните задание на обработку соглашения об аннулировании. Смените тип документа, если аннулирован неформализованный документ. Это необходимо для корректного учета документа в Directum RX. Выполните задание на обработку документа с результатом Обработано |
Рассмотрим ситуации, когда документ подписан всеми сторонами, и сотрудник нашей организации аннулирует документ.
Ситуация |
Что произойдет в Directum RX? |
Кто получит уведомление? |
|---|---|---|
Сотрудник нашей организации аннулирует документ, который ранее контрагент присылал на подписание |
Придет уведомление об отправке контрагенту соглашения об аннулировании. После того, как контрагент подпишет соглашение об аннулировании, придет второе уведомление |
Ответственный за абонентский ящик; Ответственный за договорной документ (если он есть); Сотрудники, которым было переадресовано задание на обработку документа |
Сотрудник нашей организации аннулирует документ, который ранее отправлялся на подписание контрагенту |
Придет уведомление об отправке контрагенту соглашения об аннулировании документа. После того, как контрагент подпишет соглашение об аннулировании, придет второе уведомление |
Ответственный за абонентский ящик; Ответственный за договорной документ, если его нет, то автор документа; Сотрудник, который подготовил документ |
После того, как соглашение об аннулировании документа подписано в сервисе обмена обеими сторонами:
•состояние документа изменится на «Устаревший», для договорных документов – «Расторгнут»;
•в зависимости от того, какая сторона инициировала аннулирование, в историю документа запишется «Аннулирован контрагентом» или «Аннулирован нашей организацией»;
•при преобразовании документа в PDF в отметке об ЭП появится информация об аннулировании документа;
•в поле Местонахождение карточки документа добавится информация об аннулировании;
•если документ аннулирован, то повторно отправить его в сервис обмена нет возможности, даже если для этого создается новая версия в Directum RX. Для повторной отправки в сервис обмена рекомендуется создавать новый документ.
Аннулирование в одностороннем порядке
Рассмотрим ситуации, когда контрагент отправил пакет документов, в нашей организации документы еще не подписаны. При этом контрагент аннулирует документ из пакета в одностороннем порядке.
Важно. Аннулировать документ в одностороннем порядке можно только при работе с сервисом обмена Диадок.
Ситуация |
Что произойдет в Directum RX? |
Кто получит задание (уведомление)? |
Дальнейшие действия |
|---|---|---|---|
Контрагент отправил пакет документов на подписание и аннулировал один документ из пакета. Задание на обработку документов еще не пришло в Directum RX |
Придет задание на обработку документов. Аннулированный документ не заносится в Directum RX |
Обработайте пакет документов согласно принятому порядку обработки |
|
Пришло задание на обработку документов. Документ из пакета еще не обработан в Directum RX. Контрагент аннулировал документ |
Придет уведомление к заданию на обработку документов. В тексте написано, какой документ из пакета аннулирован контрагентом и причина аннулирования |
Ответственный за абонентский ящик; Сотрудники, которым было переадресовано задание на обработку документа |
Смените тип документа, если аннулирован неформализованный документ. Это необходимо для корректного учета документа в Directum RX. Примите решение, нужно ли продолжать работу с документами из пакета. Выполните задание на обработку с результатом Обработано |
Документ из пакета уже обработан и отправлен на согласование, рассмотрение или в другие процессы. Контрагент аннулировал документ |
Придет уведомление к заданию на обработку документов. В тексте написано, какой документ из пакета аннулирован контрагентом и причина отзыва |
Ответственный за абонентский ящик; Ответственный за договорной документ (если он есть); Сотрудники, которым было переадресовано задание на обработку документа |
Примите решение, нужно ли продолжать согласование, рассмотрение документов из пакета. При необходимости прекратите задачи и укажите причину прекращения |
Документ подписан в Directum RX, но еще не возвращен контрагенту. Контрагент аннулировал документ |
Придет уведомление к заданию на обработку документов. В тексте написано, что документ аннулирован контрагентом и причина аннулирования. Состояние документа изменится на «Устаревший», для договорных – «Расторгнут». В историю документа запишется «Аннулирован контрагентом» |
Ответственный за абонентский ящик; Ответственный за договорной документ (если он есть); Сотрудники, которым было переадресовано задание на обработку документа |
|
Рассмотрим ситуации, когда от нашей организации контрагенту отправлен пакет документов, контрагент документы еще не подписал. При этом сотрудник нашей организации аннулирует документ из пакета в одностороннем порядке в сервисе обмена.
Ситуация |
Что произойдет в Directum RX? |
Кто получит уведомление? |
|---|---|---|
Сотрудник нашей организации отправил контрагенту документ через интеграционное решение сервиса обмена. После этого аннулировал документ в сервисе. В Directum RX задание на обработку документа еще не сформировано |
Directum RX не поступит информация об отправке и аннулировании документа |
|
Сотрудник нашей организации отправил контрагенту документ через интеграционное решение сервиса обмена. После этого аннулировал документ в сервисе. В Directum RX пришло задание на обработку документа |
Придет уведомление к заданию на обработку документов. В тексте будет написано, что документ аннулирован нашей организацией и причина аннулирования |
|
Сотрудник нашей организации отправил контрагенту документ вручную из Directum RX. После этого аннулировал его в сервисе обмена |
Придет уведомление. В тексте написано, что документ аннулирован нашей организацией и причина аннулирования |
Сотрудник, который отправил документ контрагенту; Ответственный за договорной документ, если его нет, то автор документа; Сотрудник, который подготовил документ |
Сотрудник нашей организации отправил контрагенту документ из задания, полученного при согласовании документа по регламенту. После этого аннулировал его в сервисе обмена |
Придет уведомление. В тексте написано, что документ аннулирован нашей организацией и причина аннулирования. Если по регламенту сформировано задание на контроль возврата документа, то оно прекратится. Инициатору задания на согласование придет задание на доработку документа |
Сотрудник, который отправил документ контрагенту. Если в регламенте есть этап контроля возврата, то сотрудник, ответственный за контроль возврата документа от контрагента; Сотрудники, которые участвовали в согласовании и подписании документа в рамках регламента; Инициатор задачи на согласование по регламенту |
После аннулирования документа в одностороннем порядке:
•состояние документа изменится на «Устаревший», для договорных документов – «Аннулирован»;
•в зависимости от того, какая сторона инициировала аннулирование, в историю документа запишется «Аннулирован контрагентом» или «Аннулирован нашей организацией»;
•в поле Местонахождение карточки документа добавится информация об аннулировании;
•при преобразовании документа в PDF в отметке об ЭП появится информация об аннулировании документа;
•если документ аннулирован, то повторно отправить его в сервис обмена нет возможности, даже если для этого создается новая версия в Directum RX. Для повторной отправки в сервис обмена рекомендуется создавать новый документ.
| © Компания Directum, 2024 |
