Практические рекомендации > Делопроизводство > Как ознакомить сотрудника с документом

Ситуация

В организации возникают ситуации, когда необходимо ознакомить сотрудников с документом или изменениями в документе. Примерами подобных документов являются приказ генерального директора, распоряжение руководителя, стандарт организации, протокол совещания, постановление.

Есть документы, по которым необходимо зафиксировать факт ознакомления, например, правила техники безопасности на рабочем месте. В подобных случаях принято, чтобы сотрудники проставляли подпись в листе ознакомления, журнале ознакомления или непосредственно на бумажном экземпляре самого документа (при небольшом количестве участников ознакомления).

Возможны ситуации, когда участники ознакомления:

•работают в системе. В этом случае порядок ознакомления с документом, см. в разделе «Ознакомление с организационно-распорядительными документами»;

•не работают в системе (неавтоматизированные сотрудники). В этом случае необходимо организовать ознакомление с документом без проставления личной подписи или под личную подпись.

Решение

Инициатор отправляет задачу на ознакомление руководителям подразделений или ответственным за делопроизводство. Они любым удобным способом знакомят сотрудников с документом.

Действия инициатора ознакомления с документом

1.Отправьте документ задачей на ознакомление.

2.Укажите срок, к которому сотрудники должны ознакомиться с документом, и оставьте флажок Ознакомление в электронном виде.

3.В поле *Участник укажите руководителей подразделений или ответственных за делопроизводство в подразделениях, сотрудников которых нужно ознакомить с документом.

4.В тексте задачи укажите, что необходимо:

•любым удобным способом организовать ознакомление с вложенным документом следующих сотрудников: <ФИО сотрудников>.

Совет. Если с документом необходимо ознакомить большое количество сотрудников, то создайте приложение к основному документу. Перечислите в нем сотрудников, которых нужно ознакомить с документом и добавьте ссылку на документ в текст задания.

•после того, как все сотрудники ознакомятся с документом, указать результат в тексте задания и выполнить его.

5.Отправьте задачу в работу.

6.Когда руководители и ответственные за делопроизводство выполнят задания, вам придет задание на завершение работ по ознакомлению. Сформируйте лист ознакомления из карточки документа. В отчете отобразятся комментарии о результатах ознакомления, которые руководители и ответственные за делопроизводство оставили при выполнении задания.

7.Если все сотрудники ознакомлены с документом, выполните задание на завершение работ. Если кто-то из участников выполнил свое задание ошибочно, отправьте ему подзадачу и укажите, что необходимо ознакомить с документом всех подчиненных сотрудников из текста задачи.

Действия руководителя подразделения или ответственного за делопроизводство

1.Откройте карточку задания на ознакомление с документом. Прочитайте текст задачи.

2.Организуйте ознакомление с документов сотрудников своего подразделения, которые не работают в системе. Например:

•разошлите документ по e-mail;

•распечатайте документ и повесьте его на информационный стенд;

•распечатайте документ и передайте его сотрудникам лично в руки.

3.После того, как все сотрудники ознакомятся с документом, выполните задание на ознакомление.

Инициатор подготавливает листы ознакомления и отправляет задачу на ознакомление руководителям подразделений или ответственным за делопроизводство. Они любым удобным способом знакомят своих подчиненных с документом и собирают личные подписи в листе ознакомления.

Действия инициатора ознакомления с документом

1.Для каждого подразделения создайте в системе простой документ. В карточке в поле *Имя укажите «Лист ознакомления с <название документа>». В содержимом укажите всех сотрудников подразделения, которых необходимо ознакомить с документом под подпись.

2.Свяжите документ для ознакомления с листами ознакомления как Приложение.

3.Отправьте документ задачей на ознакомление.

4.Укажите срок, к которому сотрудники должны ознакомиться с документом и снимите флажок Ознакомление в электронном виде.

5.В поле *Участник укажите руководителей подразделений или ответственных за делопроизводство, чьих подчиненных необходимо ознакомить с документом.

6.В тексте задачи укажите, что необходимо:

•распечатать вложенный лист ознакомления для своего подразделения;

•любым удобным способом организовать ознакомление с вложенным документом следующих сотрудников: <ФИО сотрудников>;

•после завершения ознакомления передать заполненный лист ознакомления инициатору задачи.

7.Когда руководители и ответственные за делопроизводство выполнят задания, вам придет задание на завершение работ по ознакомлению. Проконтролируйте, что вам переданы все листы ознакомления с личными подписями сотрудников. Отсканируйте их и занесите в новую версию документа «Лист согласования с <название документа>».

8.Если все сотрудники ознакомлены с документом, выполните задание на завершение работ. Если кто-то из участников выполнил свое задание ошибочно и не собрал подписи сотрудников, отправьте ему подзадачу и укажите, что необходимо получить подписи всех сотрудников из листа ознакомления.

Действия руководителя подразделения или ответственного за делопроизводство

1.Откройте карточку задания на ознакомление с документом. Прочитайте текст задачи.

2.Распечатайте лист ознакомления, в котором сотрудники будут проставлять личную подпись. При необходимости распечатайте документ, с которым требуется ознакомить сотрудников.

3.Организуйте ознакомление с документов сотрудников своего подразделения, которые не работают в системе. Например:

•разошлите документ по e-mail;

•распечатайте документ и повесьте его на информационный стенд;

•распечатайте документ и передайте его сотрудникам лично в руки.

Сообщите сотрудникам о необходимости простановки подписи в бумажном экземпляре листа ознакомления.

4.Когда все сотрудники ознакомились с документом и поставили личную подпись, передайте лист ознакомления инициатору задачи и выполните задание.

Пример заполненного листа ознакомления: